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XXX公司HR系统需求文档

        总体设计目标及明细功能需求

        人力资源管理信息化建设是每个现代企业管理的必然要求,也是每个现代企业的通行做法。

        公司的人力资源系统做以下的总体设计目标:

        系统要充分考虑我公司人力资源工作的远景,重点实现系统架构部署、数据整合和业务操作,兼顾信息分析、决策支持和自助服务。

        通过人力资源管理信息系统的建设,建立公司的人力资源信息标准,整合公司的人力资源基础数据,建成统一的公司人力资源数据库中心,并能与公司的其它管理软件进行软件整合.

        公司人力资源管理系统要能够实现分级、分块管理和维护,实现公司人力资源信息的相对统一和共享。

        公司人力资源管理系统本身需采用先进的人力资源的管理理念,规划、收集、整理人力资源数据,在公司建立人力资源数据中心库后,能够在此基础上进行充分开发和利用各种技术实现方式,全方位、多层次地开发公司的人力资源,给公司管理提供精确的数据及资料支持.

        在建成的公司人力资源数据中心业务平台的基础上,实现人力资源工作业务的网络化、程序化和规范化。满足公司各层面的管理需要,定制实际有效的模型和方法,规范人力资源的管理流程。提供多种信息咨询,为人员管理的现代化、科学化、正规化服务,从而最大限度地发挥公司人力资源数据中心的作用。

        使公司人才资源管理向规范化、标准化、便捷化迈进。注重人力资源的挖掘和开发,以选人、用人、留人、培养人和发展人为人力资源管理的轴心,以公正评估、创新员工激励机制和优化公司文化氛围为手段,通过最大化的人力资源开发实现公司的人力资本增值。   人力资源数据中心平台提供强大的信息处理功能,运用多种数理统计模型,通过计算和分析,提供各种形式的可视性信息和决策建议,为管理层的决策提供依据,提高公司决策质量与效率。

        人力资源管理信息系统需采用B/S和C/S的系统架构实现。并且具有适应我公司未来发展

        的灵活性,如支持大范围的组织架构的调整和人员的调配、业务流程重组等。

        系统需充分体现以人为本的特点。充分考虑我公司操作人员对计算机的操作习惯,对业务

        操作的习惯等。

        人力资源信息系统做为一个全公司统一使用的信息系统,必须具备严格的安全机制。实现

        灵活的分级别的用户权限管理,可增减部门、用户和组,根据权限进行数据过滤。控制用户可以进入的界面及进入后可进行的操作。敏感数据的加密传输。

        人力资源管理信息系统做为公司统一使用的系统,用户数量众多,数据量大,数据更新修

        改频度极高,因此系统需要提供强大的日志功能,能够对系统的每一步操作能自动进行记录,并提供简便的反查及补救功能。

        做为公司的重要管理信息系统,灵活的数据备份和恢复策略是必不可少的,系统需具备强

        大的数据还原能力(灾难恢复能力)。

        人力资源信息管理系统的功能包括以下几个方面:

        组织机构管理、岗位管理、员工信息管理、干部党员档案管理、员工自助、领导决策自助、人力资源成本管理、招聘管理、离职管理、报表管理、培训管理、绩效考核管理、薪资管理、保险福利管理、考勤休假管理等。

        人力资源信息管理系统软件功能上应该大体具有如下功能:

        . 支持方便的导入与系统相关的其他各种类型的数据;

        . 支持方便的导出系统里面的各种数据,可以灵活方便的建立各种导出数据的方案;

        . 支持灵活的权限分配,应该有组织权限,功能权限,表以及字段权限。

        . 支持用户自己定义各种方案;

        . 灵活的实现企业提出的各种需求,企业可以根据自身的需要定制系统。

        组织机构管理

        根据公司的规划进行组织架构的设计、调整、维护等,并记录和保存公司组织架构的变迁等历史。可建立任意层级的组织机构定义,维护包括组织机构的创建、修改、删除、撤销、建制转移等功能,可以根据授权,分级分部门维护,集中存储。可以显示和打印组织结构图,组织机构图生成后,可方便的按机构图生成或查询机构内的人员明细及编制情况。在机构管理内,可以将单位及部门的相关信息(成立时间、编制等信息)进行维护并可支持查询。

        按组织机构设定职位体系;岗位名称、部门、任职条件、岗位设置目的、沟通关系、职责范围以及评价标准等构成的职位说明;

        监测公司各部门以及下属单位职位的动态配备状况,对缺编、超编情况随时分析、汇总,以便从各个层面了解企业的人力资源分布情况,为企业人力资源战略目标的实施提供科学的数据支持。

        建立各岗位的职位说明书、职位级别, 岗位信息包括岗位基本信息和岗位编制、岗位描述、胜任能力等信息,岗位信息的项目定义可以自定义。可显示和打印岗位结构图,并记录和保存公司岗位体系的历史记录。

        人员管理

        公司人力资源信息系统数据库应按照国家人事部人事信息标准设计,并根据公司需要灵活构建员工信息数据库,提供灵活的录入方式,能将现有人员的电子数据完全导入并支持excel等格式文件的导入等;能与公司人才招聘、员工自助整合,领导自助及员工自助修改信息能经过审核后进入数据库;能链接照片与多媒体文档,记录所有人力资源相关信息:如培训信息、获奖信息、职务任免信息等;对子集、各字段(包括照片等)进行批量修改、批量复制、批量删除、批量增加等功能,灵活处理员工信息的变化;

        人员信息入库后,应能通过系统提供的工具快捷方便的进行查找并打印各类人员登记表及统计报表;完成员工信息的查询与统计业务,提供人员变动(包括:调动、晋升、降职)、离职、到职等统计和明细月报,生成并输出相关的报表、花名册;实现数据上传、下载的采集;每个字段可以灵活授权,并可根据授权自定义查、增、删、改员工字段等。

        提供各类公司要求的预警信息(如合同到期、生日提示等),预警信息可以由公司操作人员自由定义,定义方法需简单易用;

        人员管理的项目设置时,系统应将涉及到核工业集团公司的年报的相关字段内置到人员管理中,以便在每年做年报时可直接生成报表;

        支持人员到岗、内部岗位变动、人员离职(退休、报退)等变动业务的处理,不同的变动流程有不同的审批程序,变动以后的信息自动写入员工档案;用户可根据企业的实际情祝,设定变动类型;针对人员变动,记录其变动类型、原因和时间。

        支持不同类型的员工工资发放模式;支持各种类型的工资计算模式;提供对月工资数据的批量调整;灵活设定工资计算公式和数据来源,并支持考勤汇总、福利保险、绩效考核等模块的数据导入并参与工资的计算;支持绩效工资和工资分开发放的模式,也可以支持一个月多次发放工资;

        自动形成工资报表信息;自动形成人工成本分析报表;员工工资变动自动形成历史记录,供今后查询;每年自动形成保险的缴纳基数;任意设定工资计算时的计算精度.如:四舍五入、见尾数进位、舍尾数,见分进元等。

        支持人力资源部门或者企业有关领导从多角度、多维度查看各部门工资情况,并在系统内集中尽可能多的常用报表,以便应用。

        工资的项目设定与工资公式的设定必须灵活易用,适合不同计算机层次的操作人员,工资的项目必须能让具体操作人员随时修改增加,具体的计算公式必须是全中文的方式来表达的,这样操作人员才可以在日常操作中对计算公式进行修改,而不用去理解比较专业的计算机语言。

        根据公司所处地方的相关计税规则,并可支持不同地区定义不同的计税方法,灵活管理纳税方式。薪资发放数据以与银行报盘相容的数据格式输出,并储存于磁盘,方便向银行报盘,并支持多币种,多卡的发放。按条件输出的不同类型员工的工资单,可以打印、E-mail或发布在网上等形式供员工查询。可自定义计算特殊人员(年薪制、试用期人员、谈判工资制、挂职锻炼)的薪资,并保留外部导入薪资数据的接口。薪资管理数据保密并独立授权,各单位应留有薪资管理数据接口,以统计人力资源成本。

        需将薪资相关的报表定义完整,并在报表修改后能及时调整,得出准确数据。

        保险福利

        在系统内需内置好根据国家规定企业所要参加保险的类别(养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险等),每种保险单位或者个人缴纳比例、各种保险的上下限、交纳基数等项目,并支持公司操作人员对其的修改;支持公司的各种扩展的保险福利政策,如各类补充保险、公积金、年金等的计算操作;

        根据不同的险种选择人员参加保险,或者中断保险;支持包括个人名字、保险帐号、缴费

        基数等的变更;每个月根据需要计算单位、个人缴纳的各种保险数据,该数据和工资相关联,数据出来后可自动被工资系统取用,参与工资的扣款。

        可以查询个人账户信息。应留有保险福利与工资管理体系的管理数据接口,以便统计人力资源成本。

        劳动合同

        支持不同类型的合同签定,包括劳动合同和培训协议等。支持劳动合同、培训协议的续签、终止、解除以及合同时间的修改等。支持劳动合同等相关信息的预警,如合同到期、试用期到期等;提供劳动合同的台帐,并可灵活定义劳动合同的相关报表。

        劳动合同解除后,相关信息需传送到人员、工资、保险等相关模块,并提示相关操作人员进行相应处理。

        统计报表

        满足各管理部门每年统计报表需求,实现对于统计表统计、校验和浏览等功能。需内置提供人员变动(包括:调动、晋升、降职)、离职、到职等统计和明细月报;提供本企业人员分布图和职位体系图。

        对于公司的即时性的报表,软件需提供强大的报表制做工具,要求我公司普通的操作人员也能在数分种内即可做出附合管理要求数据准确的相对复杂的报表。产生的报表数据能导出形成各种数据类型的报表,比如形成XLS格式报表;用户自己定义产生的报表可以放在不同的功能模块或表类里。

        对于系统自动生成的报表,系统需提供反查功能,即对统计出来的结果提供信息支持,如统计报表中大专以上为50人,则系统需支持在报表内可反查出此50个人的名单及相关信息。 培训管理

        支持人力资源部根据企业发展的需要制定培训方式、培训类型、培训机构、培训科目以及评价标准等基础信息管理;支持部门或员工根据需要填写培训需求。支持人力资源部门根据培训需求、培训时间、地点、培训机构等信息生成培训计划;也可根据需要直接制定培训计划。 支持人力资源部门或者企业有关领导查看培训计划,如果可以执行计划,就审核通过,如果不

        通过,可以重新做培训计划;员工自通过员工自助等途径进行网上报名,培训的结果生成员工培训档案,归档到员工的档案信息中;支持人力资源部门对培训历史记录信息的查询,各类统计报表的生成、费用的核算。

        绩效考核

        可进行多维考核评估;设定考核目标;可运用多种考核理论运用的接口(BSC、KPI等);考核时支持在线考核打分,在线进行考核表的分发,在线进行考核数据的采集。

        支持对部门的考核和对员工的考核,根据目标管理对具体的职位做考核计划:包括考核指标,指标权重;被考核职位;考核人,以及考核人的权重;支持过程管理,考核人或者考核计划制定人填写员工的过程记录,具体表现。被考核人根据考核计划可以填写自己的述职报告(工作总结);支持考核评价,考核人根据考核评价标准、考核过程记录、被考核人述职报告以及其他人的评分(不是背对背考核)给出被考核人的得分;

        支持考核结果运用,在考核结束以后,考核计划制定人计算考核人得分;审核考核计划,可以生成考核工资,并将数据传递到工资计算中;

        根据考核的结果以图表的方式直观反应出来。支持考核指标分解,支持考核指标的评价标准。支持等级分,标准分以及分数是否在考核人之间共享。

        考勤管理

        公司每名员工可在线进行请假、加班、公出等的申请,在申请时,可浏览目前其可申请的假类及时间,超过相关假类时间的不能保存或提交. 批假人在审批请假申请时应显示该请假人的假期情况(包括有多少天假,有什么假)。

        考勤管理需有年体假功能,系统可根据公司的制度自动计算出每名员工的年体假天数,员工在在线请年体假时,可以参考此数据字进行申请,超出时间系统不能保存。

        考勤管理对于加班加点的管理也必须能灵活设制,如规定加班加点后三天内必须输入,否则不予承认(或可录入,但颜色不同)。

        考勤系统需有考勤汇总与加班加点汇总功能,考勤汇总后,由部门领导及考勤员进行确认,无误后提交到考勤结果表内,被工资计算所取用,参与工资的计算。

        考勤有一定的公开浏览功能,员工可查看本人的考勤记录,其他有职务人员按角色进行设权查看,基本原则是部门领导看本部门,单位领导在全单位。

        领导查询

        支持企业领导、人力资源部门管理人员对基本信息查询,查询方法要求易用,在查询信息显示时,支持多种方式的显示,如报表、花名册、照片等方式。支持查看如下信息:机构统计信息、机构负责人、机构的人力成本、机构的职位编制以及空缺等信息。

        人力成本:管理人员通过定义公式可以实现人力成本的比例分析,趋势分析以及共同比分析。

        统计分析:根据需要可灵活设置统计指标查询。由具体操作人员预先定义各种查询统计的条件,维护提供业务处理中产生的各种登记表、花名册、报表、统计图形及分析结果等信息,系统自动更新显示实时数据,各统计数据能进行穿透式查询到每个员工信息(提供反查功能),供领导查阅。

        公司人力资源在线

        软件需提供类似公司人力资源在线的一个平台,此平台主要包括员工自助服务及在线培训报名、在线提交请假、在线绩效打分等扩展性应用。借助此服务平台,员工可以了解企业的人事工作,在线也是员工与HR管理部门沟通的窗口,人力资源部门和公司领导可以充分了解员工对企业的意见和反应,可以让员工充分参与企业的发展,了解公司的组织架构,规章制度。员工可以查看自己绩效、培训、薪资等信息。

        人力资源在线应包含规章制度、常用人事表格、办事流程等文档在线查看和下载,提供意见箱和咨询台的功能,让员工有一个与公司人力资源部门沟通的窗口;公司涉及到人事相关的公告或通知可以在此发布;

        人力资源部可在线设置在线调查,查看公司员工的对应反应,并就此调整工作或提交领导决策。

        公司人力资源在线内容可以由公司操作人员进行灵活设置。

        


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