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ERP人力资源模块需求文档

        一、目的

        采用人力资源管理系统主要原因是:期望借由人力资源管理系统,使人力资源部门可以轻松的管理复杂繁琐的人事信息,从重复性的日常事务中解脱出来,投注更多的精力于人力资源战略规划以支持和推动公司战略目标的实现,发挥人力资源最佳效用。

        二、需求说明

        .功能划分

        为满足目前工作需求,系统须包括:组织规划、职员管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、考勤管理、薪酬核算、社保福利、查询报表等九个模块。系统须具有可扩展性,在以后的时间进行模块的追加和功能的完善。

        .功能描述

        组织规划

        组织规划是实现构建符合企业战略发展需要的组织架构、职务体系、职位体系和职称体系的基本模块,该模块中的数据是作为绩效管理、薪酬核算、进行人力资源规划等各项业务的基本数据来源。

        (1)组织架构管理:设计并展现组织架构,既可以支持企业管理体系的构建,满足对分子公司的管理,又能够实现公司级组织体系的管理,管理范围根据使用者的权限设置不同可以从公司到最明细的部门。当组织架构需要调整时,可以通过新增、修改、移动功能方便快捷地实现,系统自动记录组织变更对应的关键历史信息。

        (2)组织架构图:提供基于组织结构树的组织架构图形化展现。

        (3)职务体系:职务体系主要是对人力资源系统中的职务、职务类型、职级、职等进行维护。可根据自身实际需求对企业内部的职务进行设置,通过对职务类型、职级和职等的设置将职务进行横向和纵向的划分,为未来建立规范的薪酬体系提供依据。

        (4)职位体系:在组织架构建立完成后,可根据职位分析的结果,梳理并建立职位体系。在职位体系建立过程中,可确定职位编制、负责人以及其它关键信息,并可对该职位历史编制进行查询和维护。

        ①职位体系图形化展现;可设置组织单元(公司或部门)负责人职位为多个或者同一负责人职位上有多个任职人,可支持不同负责人之间的对调业务。

        ②职位详细信息中,可链接查看职位任职人、上级职位任职人、下级职位任职人的详细信息,并可显示职位任职历史。

        ③在系统运行过程中,与职位编制相关的业务,如超编、兼职、借调等可以实时反映到职位体系的职位信息中,应用者可通过职位属性查询可清楚知道当前某一职位上的编制、人数、即将变动的情况。

        (5)职称体系:系统应内置国家标准职称体系,企业既可从标准职称库中引用也可在此基础上建立自己所需的职称体系。

        职员管理

        职员管理是实现对企业内职员信息管理、基本人事事务处理等日常工作的基础模块,此模块主要功能应包括:

        (1)人员分类别管理:可以结合实际管理需求,按照管理内容

        和管理对象的不同对职员进行分类管理。

        ①在在职职员管理中,可以通过批量维护功能方便快捷地维护职员信息、处理入职、返聘流程、浏览并打印员工简历;

        ②在退休职员管理中,可以维护职员信息、处理退休职员返聘业务;

        ③在离职职员管理中,可以维护职员信息、处理离职职员重新入职业务、记录离职面谈内容;

        ④在不在职职员管理中,可以维护职员信息,处理职员在不在职与在职之间状态转换的业务。

        (2)人事事务:提供员工入职、离职、异动、离退休、借调等常用人事事务类型。

        (3)合同管理:提供合同分类别管理,职员详细合同管理以及合同续签、变更、终止、解除业务。合同管理人员可建立如长期劳动合同、保密合同、培训合同等合同类别或子类别,将相关合同模板上传到系统中,并建立与职员个人合同的关联。

        (4)自定义预警:预警功能主要是将需要提前知会给指定职员的信息根据设置的发送规则通过系统中的消息平台发送到应用人员的工作平台。

        招聘管理

        以当前的人力资源配置状况为依据,制定具体的招聘计划和开展招聘流程。在招聘过程中既可进行普通的招聘流程也可以开展高级人才的招聘流程。

        (1)招聘流程:发布招聘信息(对内/对外)→筛选简历→笔试、面试等方式→进入录用管理→录用意见→在职管理中入职或资料进入后备人才库,也可根据所招聘职位的需要,定义不同的招聘流程。

        (2)应聘人资料来源方面:一是与国内大型招聘网站建立数据接口,二是可通过excel格式的标准模板导入系统,三是提供可直接copy整个简历的文本框。

        (3)后备人才资料的保存及查询,方便地进行内部招聘及空缺职位管理。

        薪酬管理

        薪酬管理业务包括薪酬设计、薪酬核算和发放两大部分内容。 薪酬设计主要实现建立薪酬设计中的薪酬项目,再将薪酬等级化并给不同等级赋予相应的薪酬金额,形成企业的薪酬体系表;在薪酬规则和薪酬计算中,HR薪酬人员可以根据职员的职等、职级、职务、考核结果等相关属性作为员工定级定薪的依据,定级定薪结果可在计算后再调整,结果审核后可以直接应用到个人薪酬核算。

        薪酬核算主要实现个人薪酬核算业务,处理不同的薪酬发放方式。个人薪酬核算主要实现帮助企业准确发放员工薪酬,并可以根据实际需要,将系统中的考勤数据、绩效数据作为个人薪酬核算的依据。

        (1)薪酬设计:构建适合企业发展的薪酬标准表,并为职员定级定薪。

        (2)薪酬核算:

        ①实现工资分类管理:按类别进行薪酬规则处理、建立薪酬计算

        或发放方案,满足企业按不同标准分工处理与权限控制,薪资中的职员资料及薪资数据相对独立于其它系统,依据不同权限进行不同类别操作,保证工资信息的安全性;可分类分不同时期对工资进行处理(如正式职员、劳务工、退休人员分不同时期处理,计算标准可不同);可对临时立项的项目进行核算;满足企业分工的需要,可分类别录入数据,负责进行薪酬总额的管理人员选择多类别就可查看所有类别数据的汇总查询,达到薪资分开或统一核算的目的。

        ②工资分次发放和银行代发功能:能够满足需要在一月内进行多次发放工资的需要;同时能够实现银行代发工资,即可完成工资的及时发放。

        ③个人所得税申报:完成员工个人所得税的申报,代扣代缴及汇算清缴义务。

        ④工资系统可获得人力资源系统的基础人事数据和绩效考核、考勤数据作为计算工资的依据,可获得社保福利中已经计算好的社保数据。基础人事信息数据如组织、职位、职员数据的新增、删除、修改及工作流变动信息用户可选择是否自动在工资系统生效,或者生效时间段。

        ⑤工资系统可以获得薪酬设计的结果数据:薪酬设计中经过审核的职员定薪数据可以直接被工资系统应用。

        培训发展

        提供以课程为核心的培训体系和可配置的培训流程,支持全面的员工培训发展管理。可以建立与战略发展匹配的培训体系,将培训内

        容与职位能力素质关联,使培训工作系统化。

        (1)根据课程培训目的按能力素质匹配情况自动检索培训对象:

        (2)在各种培训活动进行过程中,培训管理人员可以随时对信息进行收集和发布。对于相关的培训资源,如:培训渠道、培训讲师、培训资料等,可以与培训课程建立关联并提供给培训管理者使用者进行有效管理和即时查询。

        (3)培训结束后,培训结果除自动记录到每位员工以外,还可作为绩效评估、薪酬发放或再次培训时的参考依据。

        (4)具体培训活动完成后,可以选择使用系统中的在线考试设计针对课程内容的考试问卷,掌握培训课程完成后学员的学习情况,系统可根据规则对考试结果进行统计,并且可实现对考试结果进行等级评定;选择问卷调查对课程、讲师、培训组织情况都可以发起调查。

        (5)员工除了作为被培训对象可查询个人培训记录、培训课程资料、培训公告外,还可以通过自助平台主动参与到培训管理中,如提出培训建议、申请外出培训等。

        绩效管理

        系统须包括:目标管理,360度考评,部门绩效管理与个人绩效管理;绩效系统还能够和薪资系统完美结合,将个人、组织绩效结果与薪酬体系挂钩;绩效结果还将实现与培训体系的完整关联。

        (1)绩效管理流程个性化设置:在实现绩效管理完整流程的基础上,可根据不同管理需求截取不同环节组合成符合要求的绩效管理流程。

        (2)绩效指标体系化管理:绩效指标库、360度问卷库。

        (3)绩效评估方式结合实际自由选择或组合:提供目标评估、360度评估以及两种评估方式的组合评估方式。

        (4)目标评估方式提供多种目标下达方式:根据企业情况对绩效目标的下达方式分为全部指标公司统一下达、公司与业务部门主管分别下达一部份、全部由部门主管下达等方式。

        (5)绩效工作流支持评估过程中表单的自动流转,并可实现流程的并发处理:

        (6)绩效评估方式的灵活性:评估对象可以是部门单元也可以是职员,评估方案中个人绩效最终结果可以与所在部门单元的绩效关联。

        (7)绩效管理与HR系统中的其它业务的关联应用,建立不同导向的绩效评估方案:目标评估方式中的目标来源包括从绩效指标库中选择、从职位说明书的工作职责中选择、从指标库中选择、个人可引用组织目标等。

        (8)绩效结果的多样化处理:支持评估绩效结果的排序、等级转换、正态分布。

        (9)多种角色参与的绩效管理:在绩效管理过程中,可通过计划及执行管理功能实现部门主管与部门成员的绩效互动,减小目标偏差;通过方案与流程的配置可实现企业内高管人员、职员、普通员工共同参与绩效评估。

        考勤管理

        考勤管理系统,面向企业人力资源管理人员和所有员工设计。功能应包括:加班控制及出勤时间控制、实时假期额度控制、请假处理、异地原始考勤数据实时集中运算、多考勤设备支持(指纹考勤机、卡机)、自定公式平台(HR人员可以结合企业自定义复杂的考勤政策、假期政策)、智能排班等。

        (1)排班管理

        ①班次维护:班次设置灵活,可以按照归属部门查询、调用且支持跨天处理的班次。

        ②轮班规则:对不同部门的轮班规则,系统都可以灵活设置。 ③考勤排班:可以批量对员工进行一段时间排班,可以处理遇到公共假期顺延、替换等情况下的排班。可以按照日历、列表等方式直观显示排班情况。支持各部门处理本部门员工排班的分布应用模式,以避免考勤排班完全是人力资源部门的工作,实现全员参与考勤管理。可以制定个性化的查询方案,以方便用户快速、批量筛选出所要查询的人员,也可以按照员工工号等条件连续快速查询员工。支持Ctrl C和Ctrl V等快捷复制粘贴功能,使操作方便灵活。

        (2)考勤计算及结果处理

        考勤管理系统在考勤原始记录、排班管理的基础上,结合假期管理、出差管理、加班管理记录,可实现定时、手工的方式计算出员工每天、每个上班时间段的考勤记录。

        ①支持手工计算生成员工某一段时间的考勤记录。

        ②可以快速查询一批员工的迟到、早退、旷工、缺卡、超时加班

        等异常记录及其相关联刷卡原始记录、冲销的考勤单据(如:请假单,出差单等)。

        ③可以支持对异常记录批量生成假期单,然后审核确认。

        ④若出现考勤硬件故障等特殊情况,考勤管理人员可以批量生成补签卡,然后审核确认。

        (3)假期管理

        假期管理模块包含了假期额度管理、假期记录管理、调休管理、停工管理等子功能,并且通过假期公式计算与考勤管理紧密衔接,实现数据联动处理。

        (4)出差管理

        设置专门的出差维护功能,对员工出差记录进行系统维护管理,并将审核后的出差记录与考勤异常记录适时冲销,保证员工出勤记录正常。

        (5)加班管理

        与考勤基础设置和排班数据结合,可以设定各种加班申请与实际出勤的匹配方式,或多种匹配方式的混合应用;与假期数据结合,可以完成加班转调休数据的自动计算。

        (6)报表

        可生成考勤汇总报表,可以对某一段时间、某些部门,或者某一部分职位、员工的考勤项目数据进行汇总分析。同时可生成考勤明细报表,可以对员工每天的出勤情况,包括迟到、早退、旷工、加班等信息进行实时查询了解。

        (7)工作流审批

        休假申请、加班申请和出差申请等业务都可以以工作流方式进行驱动,在工作流中同时可以实现考勤业务单据的批量处理。

        ①可以灵活设置启用和不启用工作流的方式,即采用手工审批和系统在线审批相结合。

        ②员工可以在员工工作台提交个人的考勤请假申请、加班申请和出差申请,实现员工自助考勤管理。

        社保福利

        社保福利模块从工资系统中获得社保缴费数据,实现对参保单位、参保职员的记录管理功能。其中的社保业务类型、险种类型等都可根据使用需要进行灵活的自定义。

        (1)用户可通过公式编辑器自定义社保基金的计算公式,满足不同地区子公司的社保基金管理应用;

        (2)支持以报表形式实时统计社保福利台账。

        查询报表

        提供人事管理报表、绩效管理报表、招聘管理报表、培训管理报表、薪资管理报表、社保福利报表、考勤管理报表以及审批工作流业务查询、变更历史记录查询等。

        (1)每个报表都有简便而灵活的条件查询页面:可随时设置各种条件、排序、显示项目、统计方式等来查询报表,并能保存设置为查询方案,支持查询结果的导出、打印、输出统计图表等功能。

        (2)人事管理者可将复杂查询条件设置保存为查询方案,将查

        询方案直接分配给各级管理人员,管理人员自己不用设置复杂的查询条件,在查询方案向导中点击查询方案名称就可直接得到报表查询结果。

        三、性能需求

        为保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行,人力资源系统应该满足以下性能需求:

        .系统处理的准确性和及时性

        系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。在系统设计和开发过程中,要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量,使系统的处理能力和响应时间能够满足人力资源对信息处理的需求。

        .系统的开发性和可扩展性

        人力资源系统在开发过程中,应该充分考虑以后的可扩充性。例如系统的需求会不断地更新和完善。这些都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充。这就需要系统具有开放性才能实现,系统是一个开放系统,可以简单的加入和减少系统的模块,配置系统的硬件,完成系统的升级和更新。

        .系统的易维护性和使用性

        人力资源系统是直接面向人力资源部门的,要求系统能够提供良好的用户接口,易于理解的人机交互界面。系统需要尽可能的使用熟悉的术语,充分考虑到使用会出现的问题。在出现问题后便于维护人员维护。

        


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