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采购管理制度

            一、总则

            1.1制定目的

            规范采购方式,制定询价、议价流程,使之有章可循。

            1.2适用范围

            凡本公司之物料采购方式,除另有规定外,都按本规章办理。

            二、请购规定

            2.1请购的提出

            2.1.1各需求部门依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立请购单。

            2.1.2请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依采购核准权限,送呈相关人员批准。

            2.1.3请购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。

            2.1.4紧急请购时,请购部门应于备注栏注明。

            2.2请购核准权限

            2.2.1请购五金配件、办公用品等杂项由部门经理核准。

            2.2.2请购电控、气动、液压类元件,由部门经理审核,副总经理核准。

            2.3请购的撤消

            2.3.1已开具请购单,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转采购部了解,必要时应先口头知会采购部。

            2.3.2请购部门回收各联请购单,并注明撤消。

            2.3.3采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。

            2.3.4未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作。

            三、采购方式

            采购人员接获核准后之《请购单》逐单位办理询价,议价之作业。

            四、询价、议价

            4.1询价

            4.1.1凡属一般采购,采购人员均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

            4.1.2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受4.1.1条所限。

            4.1.3选择询价或采购对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。

            4.1.4询价后,应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。

            4.2议价

            4.2.1询价后,选择两家以上供应商进行交互议价。

            4.2.2议价时应注意品质、交期、服务兼顾。

            4.3询价、议价注意事项

            4.3.1议价优势掌握

            以下状况、采购人员应加强与供应商议价:

            4.3.1.1市场价格下跌或有下跌趋势时。

            4.3.1.2采购频率明显增加时。

            3.3.1.3本次采购量大于前次时。

            4.3.1.4本次报价偏高时。

            4.3.1.5有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。

            4.3.1.6公司策略需要降低采购成本时。

            4.3.1.7其他有利条件时

            4.3.2其他注意事项

            4.3.2.1专业材料、用品或项目,采购人员应会同使用部门共同询价与议价。

            4.3.2.2供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认后方可议价。

            4.3.2.3询价之供应商应属合格的供应商或经总经理特准的供应商。

            4.4呈核及核准

            4.4.1采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。

            4.4.2标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。

            4.4.3采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。

            4.5订购作业

            4.5.1采购人员接获经核准之《订购单》后,向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。

            4.5.2若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。

            4.5.3采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。

            4.6验收

            4.6.1供应商提供之物料,必须经本公司需求部门、仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,只要下列几项:

            4.6.1.1确认订购单:核对供应商的送货单与本公司之订购单各项是否对应。

            4.6.1.2确认送到日期和品质:用以确定供应商是否如期交货,交货品质是否符合品质要求,以作为评鉴、奖惩的依据。

            4.7依公司财务管理规定,办理供应商付款工作

            


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