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酒店管理系统-客房管理软件解决方案

1、项目背景分析

        随着旅游业的发展,酒店、餐饮娱乐行业竞争日趋白热化,竞争范围已不仅仅局限于  经营规模、价格等硬件因素,经营策略、服务质量、管理效率等软件因素也影响到一个企业的发展,因此引入全方位的电脑服务和电脑管理系统迫在眉睫。客房管理系统致力于在软环境上帮助酒店企业提升效率,把全方位的信息化管理真正意义上的融入到企业的日常管理中去。

        行业的深入细分,需要更为专业的产品来推行促进其经营与管理。推广高效的管理理念,其中重要的一点就是要有专业、准确、到位的功能将先进的技术与管理方法引用到业务流程中,而正是出于这个目的,客房管理系统紧随市场的需求,跟据市场变化正逐步的推出适用于各个细分行业的产品。

2、方案概述

2.1、系统总体架构

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2.2、方案特色

        2.2.1、简洁高效的模块划分,安全稳定的系统架构

                •功能模块的划分严格遵循酒店通用的日常业务流程和工作习惯。

                •全新系统架构,完美支付win98、win2000、winxp、win2003、win7、win8。

                •支持酒店、餐饮一体化扩展,满足酒店发展规则需要

        2.2.2、快速高效的预订及接待操作

                •功能模块的划分严格遵循酒店通用的日常业务流程和工作习惯.。

                •散客接待登记同一界面完成,无需切换界面,支持单人多房,单房多人、多人多房,联房登记操作,可根据客人的需求轻松高效的完成接待工作。

                •支持散客预订、团体预订;可手工分房或自动分房,支持预订转入住。

                •支持实时房态、未来房态,快速了解当前及未来的客房使用情况。

                •客人入住时,熟客系统将会自动调出客史资料,轻松快捷地帮助客人入住。

                •黑名单机制管理,可及时地提醒接待人员在遇到黑名单客人入住时采取防范措施。

                •灵活多样的押金收取方式:现金、银行卡、信用卡、会员充值卡、代金劵等。

                •支持标准房、钟点房、长包房、凌晨房、免费房等多种入住方式。

                •支持自用房、维修房状态管理、提供拾物、失物管理。

        2.2.3、强大的会员功能

                • 系统支持磁卡、IC卡、IT卡.支持协议客户。

                •会员折扣优惠灵活设置,不同类别会员可设置不同房价.协议客户可设置不同房价。

                • 支持多种积分策略及奖励手段,可积分兑换礼品、积分付款、积分达限自动升级 。

                • 强大的会员短信功能,在会员充值、消费、积分时系统均可自动发送短信。

        2.2.4、灵活准确的结算方式

                •支持多种结算方式:现金、银行卡、信用卡、协议客户挂账等。

                •支持结帐退房及挂单退房。

                •支持会员积分付款。

                •提供自定义账单内容打印功能。

                •支持反结帐。

                •完善的权限控制、交班多种计算方式可选。

3、系统功能介绍

        3.1、功能结构图

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        3.2、客房系统流程

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        客人可分为散客或团体模式,根据客人需要可进行提前预定业务,通过预定转入住或直接进行登记入住可完成接待入住业务,客人退房时则根据客人账款进行结帐。

3.3、预订管理

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        3.3.1、预定管理是为预定业务定制的功能模块,主要完成顾客的预订登记。

        3.3.2、支持分散客预订和团体预订。

        3.3.3、散客预订:主要完成顾客的预订信息登记,包括信息有:预订人、预到时间、预订房间等信息,支持预收押金,支持预授权,支持多选房间。多选房间转入住后系统自动联房。

        3.3.4、团体预订:主要完成团体顾客的预订信息登记,包括预订团体名称、领对、联系电话等。支持预收押金,支持预授权。

        3.3.5、未来房态:可查看到未来任意时间房间的预订及使用情况。

        3.3.6、预订转入住:可以通过预订信息直接从预定状态转到登记入住状态。

3.4、接待管理

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        3.4.1、散客入住:主要完成散客的入住登记,支持多选房间,系统自动联房.支持押金管理。支持客房折扣,支持入住时临时修改房价。支持客史信息。客人类型支持普通宾客、会员、协议客户。入住类型支持正常、钟点房、长包房、免费房、凌晨房。支持客人来源选择以供统计。支持营销员选择以供提成统计。

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        3.4.2、团体入住:主要完成团体客户的入住登记,支持押金管理。支持入住时临时修改房价。支持客史信息。支持选择计入团体帐务的项目。支持客人来源选择以供统计。支持营销员选择以供提成统计。

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        3.4.3、预订转入住:主要完成预定顾客或团体抵店后,直接将预定信息转变为入住登记信息,方便操作等。

        3.4.4、入住查询:通过入住查询,可以根据入住时间,状态,操作员和备注的模糊查询,查询到对应的入住单。支持修改入住单。支持补打入住单。

        3.4.5、散客出入团:主要完成对于入住散客进入团体帐户或团体中的成员改变为散客帐户。

        3.4.6、房间处理:支持续住、联房、换房、入团、出团、清扫等操作。

        3.4.7、续住: 宾客比预期的离店日期要晚,需要把预离时间变长。

        3.4.8、联房:两个或多个入住散客之间进行联房,也可以退出联房,然后进行统一结算。也可以单个结算。

        3.4.9、入团:入住散客加入某一个团体,入团时支持选择已消费记录哪些由团体支付,哪些由个人支付。

        3.4.10、脱团:团体中的某个成员需要出团,脱团时已产生消费记费可选择哪些由个人支付。 

3.5、帐务管理

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        3.5.1、帐务处理:对散客,团体帐务进行处理。分在住客人帐务和挂单客人帐务。功能包括:消费录入、押金处理、预授权、转账、冲红、换房、留言、结账,账单打印等。在住客人支持挂单退房。挂单退房是指先把房退了,帐务过段时间再来结算,一般适应于熟客。结帐打印支持自定义帐单格式。

        3.5.2、催租报表:主要查询当前在住散客、团体客人是否押金余额不足。

        3.5.3、非住客帐务:主要是对非入住客人商品的销售。

        3.5.4、收银查询:查询收银员的收款明细和汇总。

        3.5.5、交班:当前收银员的交班操作。支持上缴财务金额,转下班金额。

3.6、客房管理

        3.6.1、房态图:非常直观查看当前所有房间的状态,其状态包括:空房、在住房、空脏房、住脏房、自用房、维修房、预订房等。

        3.6.2、客房清洁:针对脏房进行清扫,可以逐一房间处理,也可批量处理。清扫过的房间状态将更新为净房。

        3.6.3、访客留言:某客人对房间中的某个客人进行留言的管理。

        3.6.4、客人晨唤:根据客人要求设置时间,到时间后自动弹窗提醒叫唤。

        3.6.5、租物管理:客人租借客房的物品进行管理,包括租借和归还。

        3.6.6、拾物、失物管理:对拾到和丢失的物品进行一个管理。

        3.6.7、寄存物品:对客人临时寄存的物品进行管理。

        3.6.8、维修房管理:房间有损坏的地方,需要维修。维修房禁止开单入住。

        3.6.9、自用房管理:将房间留作自用。自用房禁止开单入住。

3.7、夜审管理

        3.7.1、主要实现过房租业务,并生成日营业统计数据。支持自动夜审和手动夜审。

        3.7.2、营业预审:查看当前在住客人信息,如发现房价有错误,可以调整。过期凌晨房可手工转正常房。过期钟点房可手工转正常房。

3.8、会员管理

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        3.8.1、会员类别:新增修改会员类别,可设置会员是否能储值,是否能积分,是否能折扣。积分能设置多少元积1分。

        3.8.2、会员房价:不同的会员类别,不同的房类可以设置不同的房价。

        3.8.3、会员资料:新增修改会员资料。可设置会员密码,可单发、群发会员短信。如果是IC卡,建好会员档案后必须写卡。

        3.8.4、会员发卡:不进用会员资料界面,可直接进行会员资料建档及写卡操作,该操作可以在前台操作。

        3.8.5、充值:对会员卡进行充值操作,支持充值满多少自动赠送多光元。支持充值业务员提成。

        3.8.6、消费付款:前台进行消费刷卡付款。系统自动折扣,自动积分。

        3.8.7、积分管理:可查询会员的积分流水。可手工增加积分、手工减少积分。支持积分兑换礼品。

        3.8.8、转帐:将一张会员卡里面的余额转至另一个会员卡里面。

        3.8.9、卡状态管理:对会员的异常情况进行处理,包括有:挂失、止付、作废、重新启用。

        3.8.10、退卡:将会员卡里面的余额退出,并自动将会员卡状态变更为作废。如果是IC卡,系统会自动清除IC卡芯片里面的数据。

        3.8.11、协议客户管理:新增修改合约客户资料。合约客户是指消费时先挂帐,一段时间后整体结算付款的熟客。可设置最大挂帐金额。支持每个合约客户设置不同的折扣。

        3.8.12、协议客户结算:对合约客户进行结算付款操作。支持预先付款。

3.9、库存管理

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        3.9.1、供应商资料:新增修改供应商类别资料,新增修改供应商资料。

        3.9.2、采购订单:仓管员根据当前的库存情况,参照原料库存上下限来填写采购单,然后由相关人员审核,审核完毕后,发给相关的原料供应商,由其备货,送货。 

        3.9.3、收货入库:分为采购订单收货入库与自购入库管理。其中采购收货入库需要依据采购订单,依据原订单上的原料入库;自购入库则不需采购单,由市场直接供货入库。

        3.9.4、退货:由于一些原因,需要将原料退还给相应的供应商,生成退货单。

        3.9.5、库存查询:可查询所有原料当前的库存数量、库存单价、库存金额以及原料的出入库明细记录。

        3.9.6、供应商结算:根据指定时间段内供应商送货情况(入库单、直购耗料单、退货单)与以前时间的结算情况的余额,自动生成结算单,得到应付款金额,财务分批或一次性将款结清,系统并记录结算情况。

        3.9.7、库存盘点:对比系统库存数量和实际库存数量,得到一段时间内原料的损耗情况。盘点功能包括:盘点号申请、录单、盘点报表、差异处理。

        3.9.8、调拨单:适用于不同仓库之间的原料调拨。

        3.9.9、领料单:部门从某一仓库中领用原料。审核后原料直接冲减库存数量。

        3.9.10、报损单:由于人工损坏、自然损耗或其它非正常途径造成原物料损耗,可填写物料报损单。审核后,对应仓库的原物料库存量减少。

3.10、基础资料

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        3.10.1.楼层资料:新增修改楼层资料。

        3.10.2.房类资料:新增修改房间类型资料,可设置正常房价、凌晨房价、长包房价、钟点房价、周未房价、假日房价等。

        3.10.3.房间资料:新增修改房间资料。

        3.10.4.项目类别:新增修改消费项目类别。

        3.10.5.项目资料:新增修改项目资料,可设置项目的售价、可折扣、可积分、可赠送等。

        3.10.6.原料类别:新增原料的类别。

        3.10.7.原料档案:新增修改原料资料。

        3.10.8.成本配置:设置消费项目所需消耗的原料。

3.11、报表中心

        报表中心可分为:接待报表、房务报表、收银报表、营业分析。

        3.11.1.接待报表:主要查看历史预订及入住情况。包括历史预订查询、当前在住宾客查询、历史宾客入住查询、今日预抵宾客查询、今日预离宾客查询、今日已离店宾客查询、宾客续住查询、入住客人来源统计查询、营销员提成查询、房价折扣情况查询。

        3.11.2.房务报表:主要查看房间状态及房间相关处理情况。包括当前房态查询、未来房态查询、客房日志查询、换房情况查询、提前退房查询、查房结果查询、房间清洁情况查询、自用维修房查询、物品租借情况查询。

        3.11.3.收银报表:主要查看收银情况。包括收银情况查询、营业单据查询、发票发放查询、客房消费情况查询、非住客情况查询、预授权情况查询、历史交班查询、挂单情况查询。

        3.11.4.营业分析:主要查看营业统计分析。包括客房营业综合统计、营业单据综合统计、房类销售汇总统计、客房入住率统计、房类入住率统计、预订入住对比分析、夜审记录查询。

3.12、系统设置

        3.12.1、员工资料:新增修改员工资料。

        3.12.2、操作员资料:操作员是指需要登陆到软件系统进行操作的员工,可以设置操作员的前台权限。

        3.12.3、操作权限:用于设置操作员的后台操作权限。

        3.12.4、门锁接口:系统集成当前市场上主要流行门锁品牌的接口,只需在门锁接口设置中选择接口门锁的类型,设置好相关参数。前台登记时,将可以完成所选品牌型号门锁卡的制卡操作。

        3.12.5、二代身份证读卡设置:用于设置二代身份证读卡器的类型及连接参数。

        3.12.6、房态图参数设置:可以设置房态图的显示图片。排序参数等。

        3.12.7、系统参数设置:主要用于设置常用的系统参数。包括常规设置、收银参数、打印参数。打印设置可以自定义打印机格式。

        3.12.8、数据清除:主要用于清除系统的基础数据、营业数据、会员数据、库存数据。营业数据可指定清除某天之前的所有数据。

3.13、营运助手(老板助手)

        3.13.1、开通营运助手后,只需要开启移动互联监控。就可以通过手机或网页实时打看门店的营业情况。

        3.13.2、特色功能:

                •支持手机微信版和网页版。只要开通营动助手,两种方式都可以实时查询数据。

                •实际超简单,只要开启监控程序可以了。不需要再做任何的设置。

                •随时随地掌握企业实际营业情况。

                •采用BS架构开发。实现合作伙伴零维护。

                •实时抓取门店数据,不需要将数据上传至中间服务器。数据安全稳定。

                •超多实时营业报表。

4、硬件/软件配置方案 

为使系统能更好地发挥其性能,对本方案中所涉及到的硬件建议采用以下的型号和配置(或使用等同配置的硬件设备)。

4.1、硬件方案:

项目

配置要求

数量说明

主服务器

中等服务器或同等配置主机

C2.8G/ 80GB / 4G内存   / 100M 网卡

1台(一店)

后台客户机

C2.8G/ 80GB / 1G内存 / 100M 网卡

每个部门一台

前台收银机

C2.4G/ 80GB / 1G内存/   100M 网卡

每个收银台一台

网络

100M/1000M


 

4.2、软件方案

项目

软件要求

服务器

Windows 2003/2008 Server 简体中文版

数据库

MS SQL Server 2000企业版

后台客户机

Windows 98/2000/XP/win7 简体中文版

前台收银机

Windows 98/2000/XP/win7 简体中文版


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