苏州苏明装饰有限公司

　　苏州苏明装饰有限公司充分利用OA与其它软件的有机结合，建立了适合建筑装饰企业实际的管理流程，实现了企业行政办公无纸化、信息沟通渠道畅通、远程办公零距离，以最少的投入获得了最高的效率，为建筑企业的信息化工作作出了有益的探索。

　　一、公司目前信息化工作基本情况

　　1.办公系统及各类软件的应用情况。主要依靠运行，目前已实现了各类通知、请示流程、发文流程、采购流程、用品计划审批、用章审批流程、内部信息发布及沟通、网上调查等工作无纸化。建立了合格信息库、合格分包商信息库、客户信息服务平台，为下一步实现控制开好了头。电子办公桌已经成为公司领导层以及部门间沟通和协同办公的不可或缺的必要工具。

　　各类软件的应用：

　　(1)：博科财务管理软件(主要方便快捷的管理公司所有的账目等)。

　　(2)设计软件：3DMAX8.0、PhotoshopCS9.0和AutoCAD2006软件。

　　(3)：一点智慧软件(工程预算使用)、office2003系列软件(Word、Excel、PowerPoint、Access、SQL数据库)等。

　　2.各类机器设备的装备情况

　　网络方面：

　　为确保公司信息化工作的顺利而快速的发展，公司还建立起了安全而又先进的网络系统，现有4条快速的中国电信千兆宽带网速、专业的方正硬件防火墙、正版瑞星杀毒软件、8个VLAN网段和4个专业服务器分三个机房进行控制。

　　其他硬件：

　　(1)公司使用数字化的门禁系统;

　　(2)8个打印共享服务器和打印机分别为各个部门实现了网络共享打印;

　　(3)数字化监控系统(25个摄像探头24小时不间断的监控)和音响系统;

　　(4)通过LED显示屏及时发布公司重大信息;

　　(5)公司所有的电脑上都安装了正版的瑞星杀毒软件，确保了公司所有电脑系统的安全;

　　(6)利用网络域控技术来严格管理公司的重要资源和实现内部资源共享，大大提高了工作效率;

　　(7)DVD刻录和硬盘自动热备等方法对公司的重要资料进行及时备份;

　　(8)公司还推行了网络在线培训工程，公司通过引进视讯365工程进行对公司的各个层次的领导及员工进行远程教育培训，可以进行随时的培训，大大提高了员工的专业能力和综合素质。

　　(9)有专业的人员进行网络管理与设备维护。

　　3.用户使用情况：

　　截止目前已经开通OA用户223个，涉及人员从公司管理层面到重点工程项目部，平均每天登录的人数达到80%。员工之间积极的互动和交流，做到领导员工零距离办公，加强了各分公司、各部门、员工之间的团队协作能力。

　　二.信息化工作中的主要收获

　　1.实现了办公无纸化，为公司节省了大量的开支成本。

　　2.实现工作流程的自动化、自定义工作流，提高办事效率，实现有章可循、有据可查的精确化管理，从而减少工作风险。

　　3.实现移动远程办公，实现不同地点、不同分支机构协同办公。随地办公及信息多种渠道的沟通和信息安全共享的机制，提高工作效率和质量。

　　4.做到领导员工零距离办公，加强各分公司、各部门、员工之间的团队协作能力。

　　5.建立内部的通信与协作平台，使员工有效、快捷地沟通。

　　6.实现了文档的自动化管理，使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、浏览共享和使用，同时方便快捷的查找。

　　7.实现了公司资源的快速、有效的整合，实现统一、便捷轻松的管理。

　　8.辅助办公管理，管理(包括申请、领用、查询等)。

　　9.实现设计资料的有效监管。

　　10.建立节约型组织，大大降低公司成本。

　　三、信息化工作中的主要做法

　　1.领导重视，组织落实

　　信息化工作是对我们传统观念的挑战，是对我们传统工作方法的革命。公司高层领导对信息化工作给予了高度重视和大力支持，特别是公司朱总经理非常支持和关注公司的信息化工作，曾多次在开会的时候，鼓励大家使用办公，充分利用OA系统的资源，并对个别不重视使用OA的中层干部提出批评。最关键的是领导带头使用OA系统办公，并组织落实各部门的每位员工积极使用OA系统进行交流与办公，同时还加以监督和提醒多关注OA系统中的信息。

　　2.培训为先，服务到位

　　推广信息化系统(OA系统)的使用，首先要让大家会使用OA系统。首先就是必须进行系统的OA功能的应用培训。培训分两种：一种是集中性的培训讲解;一种是针对性的一对一培训讲解。这样可以更好更快的达到让每位员工都能了解和掌握OA系统功能，因为再集中培训的过程中不能满足所有员工的需要，每个人的接受能力都不一样。传统的工作模式，已经形成了习惯，再加上公司部分员工对电脑的基本操作还有困难，所以针对性的培训是必不可少的。这样才慢慢的使公司的所有员工对OA系统形成一种习惯。

　　良好的服务也是推广OA系统的重要工作，在平时的电脑网络和OA系统的维护工作中，发现没有登陆OA系统的员工加以提醒和培训，对没有使用OA的员工进行随时随地的耐心的咨询收集信息，随时随地解决他们对OA的看法，特别是对不会使用OA的员工要更加耐心的指导他使用，慢慢的提高公司每位员工的使用积极性。总之，对所有不习惯使用OA系统的员工都要做到引导、培训、回访、跟踪、监督、提醒这几个环节。这样不断的坚持推广下去。

　　3.分项推进，逐步完善

　　我们的做法是从建立和完善工作流程作为切入口。建立一项、推进一项、完善一项。按照工作的轻重缓急，有计划、有目的逐项建立，逐项推进，在推进的过程中逐步完善流程和功能。

　　(1)从OA系统功能入手进行逐步推进。首先通过建立公司的各项常用的工作流程开始着手。按照从常用到不常用的顺序进行建立流程。首先，建立起公司的《红头文件审批流程》、《大型采购流程》、《一般采购流程》《月计划办公用品请示》建立。打破传统的人工拿着文件一个一个的找每位领导进行审批过程，最后确认发放下去。各领导在总经理的带领下严格把关使用OA进行上报审批。刚开始大家有些不习惯，但逐步逐步地是第一个流程使用结束，接着第二个、第三个……慢慢地大家就习惯了，感觉到了方便快捷，少走冤枉路。从而逐步建立和完善了公司日常工作流程。目前所有公司内部的行政工作流程(33个)必须通过OA系统上报审批，朱总已不再接受书面的审批资料。

　　其次，营造使用OA的兴趣，针对员工特点，建立了OA系统的内部论坛和网上投票功能。选择热门的话题版块，先后建立起：【苏明动态】【设计交流】【炊事班的故事】【OA系统操作交流】【摄影交流】【灌水乐园】【美食天地】【汽车乐园】【体坛风云】【娱乐影音】【你来我往】【美容健身】【情感天地】【施工交流】【设计项目】【电脑社区】【小说笑话】等17个热门版块，同时还通过举办《优秀版主和精华帖争霸赛》活动，并设立精美的奖品。进一步地调动了大家的对OA系统的积极性，使枯燥的工作平台变得更加丰富多彩。

　　最后，为加快推进公司信息化工作，满足公司全面发展的需要，首先是对OA系统的客户端进行扩充。然后分发客户端，对有条件使用OA的用户进行全部分发用户。进行推广OA功能网络硬盘、我的任务、常用流程。并建立起各个条线完整的网上邻居，实现资源远程网络共享和及时了解公司各方面的信息。

　　(2)从公司信息化工作的进展来逐步实现上述功能的推广。首先是在公司行政办公部门层面上进行推广执行;其次是在各分公司内部也同样实现推广;最后是对各公司的重点项目部进行推广执行使用。

　　现在，公司正在为各分公司再次建立起一套适合各部门、各分公司内部所需的各项流程和请示审批，完善和推进各个阶层的信息化工作。

　　四、信息化工作的任务与方向

　　不久前，中装协下发了《关于加强建筑装饰行业信息化建设的指导意见》。这个《意见》立意高远，紧密结合建筑装饰企业的发展趋势，为我们的信息化工作指明了方向。我们认真组织了学习，根据企业的实际情况，制定了《信息化工作实施纲要》。

　　我们认识到，信息化工作是企业发展的必要途径，是解决科学决策、协同办公、规范行为、提高效率、合理配置资源的根本手段，也是适应时代发展、提升企业档次、创建企业品牌的重要标志性工程。为此，我们的实施计划分三个阶段进行：

　　第一阶段主要任务：增加硬件投入、扩展软件功能、推进现有成果。

　　(1)增加投入，扩展OA用户至300个，重点是分公司及其项目部的投入以满足纵横配置要求;

　　(2)公司通过建立网上邻居群、扩展我的任务和网络硬盘的使用开展信息共享和互动，主要由领导层、部门和分公司参与;

　　(3)按条线要求，明确工作内容、设置工作流程、进行人员培训。

　　第二阶段主要任务：明确条线目标、纵向推进深入、开展信息共享。

　　(1)指导和巩固第一阶段成果，进行实时监控，保证实施效果;

　　(2)OA系统推进纵向深入，公司---分公司---项目部协同办公;

　　(3)根据公司条线要求设置的信息表进行资源和信息共享，指导提交单位(或部门)及时信息更新，以保证信息的及时性和有效性;

　　(4)关注政府主管部门出台的指导意见，以及专业软件的发展趋向，必要时及时选用;

　　(5)编制工作流程，实时进行操作培训。

　　第三阶段主要任务：实现远程办公、工程远程监控、完成流程改造。

　　(1)解决信息共享后的信息反馈及数据分析问题;

　　(2)解决数据分析后的科学决策问题;

　　(3)解决相应工作流程中的模块开发问题;

　　(4)进行软件的辅助开发利用或引进利用专业软件。

　　公司将在必要时建立公司信息中心负责公司整体信息化工作的推进和运行，从而保证信息化工作的质量和进度。

　　我们公司在信息化工作中已初尝甜头，有了一个良好的开端。但离市场形势和企业自身发展的要求、对照中装协的的标准，与兄弟单位相比，我们还有不少的差距和不足。我们要进一步转换观念，增强意识，加强组织，扎扎实实地推进信息化工作。

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