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名易合同管理软件您合同管理的好助手
合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一,每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核,这个过程往往要花费较长的时间,但随着计算机网络、通信网络、软件技术的不断发展和进步,通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。
作为现代化的大型企业,信息技术早已普及至生产、经营等各个环节,如何在提升合同审计质量的同时,提高公司效率,信息技术是必然要利用的工具。优化合同管理程序,规范合同审批流程是两项核心工作。通过部门开会讨论、调研学习等方式,审计法规部最终提出了开发合同管理软件,利用信息技术加强企业合同管理的目标。
合同审核十三点
(1)审主体,看别人又看自己,审核合同主体是否具备独立的民事行为能力,是否具备特定的资质,是否进行了必要的资信调查等;
(2)审形式,看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结,尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。
(3)审意思,看意思表示是否真实,是否因为信息的传递发生扭曲或衰竭,要了解合同当事人的最真实的想法,看合同主体的意思表示是否失真;
(4)审标的,看交易标的是否合法,对标的相关法律、规范和标准的引用是否到位,尤其是对标的的定性分析和定量描述是否全面、精准;
(5)审利害,看权利、义务和责任是否合理对等,尤其是关注双方义务或责任倾向是否能为彼此接受,是否属于关联交易等;
(6)审文字,需使用确切的词语,数字是否精确,是否有错别字,字句是否有歧义,文本是否美观简洁;
(7)审框架,看是否有能对交易内容、方式等进行锁定、交易要素预测条款是否完备,是否存在遗漏,合同之间或同一合同条款、结构之间是否协调一致;
(8)审风险,看合同是否存在不合理的或不可控制的风险,看风险防范措施是否能奏效;
(9)审免责,看其中的免责条款或不可抗力条款是否范围适当或公平,看有关弃权或豁免放弃条款是否适当等;
(10)审纠纷,对潜在的纠纷预测是否全面,违约责任是否对应潜在的违约形态,违约责任形式是否可操作,是否足以挽回损失,纠纷解决方式是否明确,关于诉讼或仲裁管辖是否存在无效情形的问题;
(11)审手续,合同签订是否需要行政许可或者备案,签字盖章是否完备,货与款的交接手续是否明晰,授权人签名、授权书内容等是否完整有效;
(12)审效力,看合同整体上的能否保证其有效性,合同的效力所附带的期限和条件是否适当;
(13)审涉外,涉外合同往往涉及一些特殊的法律问题,需要特殊处理,如准据法、合同语言效力等。
合同审核的要点
1、合同的起草
合同的起草权非常重要,因此我们应该尽可能争取到合同的起草权。
2、合同管理过程不仅要重视单位公章的使用管理,而且在合同履行过程中注意不能擅自更改合同,特别需要注意双方的会议记录,这也可能构成合同的一部分。
3、注意区分合同的标的和合同的标的额的区别。合同的标的指的是实物,是合同的目标。合同的标的额是对标的金额的描述。
4、合同审核的八个要点(八审八看):
(1)审主体,既看别人又看自己;
(2)审内容,这主要包括权利、义务和责任;
(3)审意思表示,主要是看意思表示是否真实;
(4)审查文字是否规范,需使用确切的词语;
(5)审合同签订手续是否合法,授权人签名、授权书;
(6)审合同条款是否完备,按《合同法》程序操作;
(7)审合同条款中的风险防范措施,按《合同法》第十二条一共八个组成;
(8)审合同纠纷的解决方法,关于仲裁的问题。
在总结了以上合同审核的要点之后,我们需要在实际工作中最重要的一件事情,就是合同管理.
友为合同管理系统以流程监控为基础,从风险管理的视角对合同管理进行的分析,形成合同管理的5大功能模块,并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率,加强合同履行的跟踪,对各种预警进行控制风险,快速查询和统计分析来支持决策。
友为合同管理系统功能以合同为中心,以合同文本、合同审批、合同执行收付款管理预警提醒统计分析为核心应用,通过流程来打通各个模块之间的血脉,建立起一个统一共享的合同信息管理平台,当我们找到其中的一个信息点时,与此信息点相关的所有信息都被提取出来,供所有合同相关不同角色的人员使用。
合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务,合同是企业对外交易的门户,合同管理的好坏直接影响企业的经营成败,然而长期以来,由于在合同管理中实行手工管理,合同审批流程不明确,信息利用水平不高,造成合同管理过程中业务处理效率低,浪费了大量的人力、物力,各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展,成为企业合同管理的瓶颈。
企业合同面临问题如下:
采用手工管理合同,由于涉及的部门众多,需要管理的合同要素也各不相同,因此造成信息不集中,实时性不强,导致各部门协作,业务流程组建,监控制度执行方面效率不高,费时费力等问题,具体表现在如下方面:
1)文档管理困难
传统纸质合同与电子版合同共存,但对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。 
2)进度控制困难
由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要,并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍。 
3)信息汇总困难
采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
4)缺少预警机制
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能准确地预测近期可能的收支项目,不能帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。



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