免费版系统导入后下一步该做什么?

         随着企业规模扩大、营运绩效的成长、市场版图的扩增，发展中的企业仍需要持续不断的调整改善作业模式，才能迅速因应外界的变化，故优化作业流程，就属其中重要的一环。

         找出问题，解决问题

         一家费用管理系统导入多年的百货贸易业，常存在库存帐总与实际库存量有出入，虽定期盘点调整，但不正常的盘盈盘亏，无形的存货成本总是在消耗着。检视采购循环、销售循环，一切皆依标准作业程序进行，系统单据均按时入帐，仍有差异值存在。重新检视了相关流程，问题点出在很难避免的人为疏失，这个点是费用管理系统控管的死角。

         状况一

         实际包装出货品项与客户下订的内容不符、数量不合，导致退换货、补货经常发生，所衍生的相关费用皆是无形的成本。原因是仓管人员接到内部传来的捡货单，统整后依据单据上的品项至仓库货架上取货、再进行包装。从仓库取出来的货品，必须人工逐一核对品项、数量，若出货单量大，品项多，就容易发生错误，再多加人力进行包装前的复检，无形中也是一种成本，此时资产管理系统能帮上什么忙呢?

         状况二

         商品多样且细致，由国外进货后必须逐一检查商品质量，再进行入库，入系统帐时，必须把良品与不良品的清点后确实入帐，由于品项繁多，人工输单也常发生输错品项、打错数量的情况。

         状况三

         商品品项多，盘点工作耗时费工，倘若不定期盘点，常发生帐上有存量，仓库内却无货可出的窘况。

         善用工具，提升效率

         此实例行业别存在的商品特性，品项多又杂，必须落实送出正确的品项，找出有效率管理及盘点商品的方法。

         首先，先针对所有的品项进行条形码的编制，一物一号，若觉得麻烦，可直接将现行的产品编号直接对应成条形码，如果企业已应用国际条形码，则无需再另外编制；搭配条形码机，打印出条形码贴条，张贴于对应的产品上。既然正确的订购出货品项是存在系统内的数值，若能搭配有存入资料特性的盘点机及条形码进行扫描捡货，利用工具进行核对，即能快速正确的捡货出货。

         将出货的订单资料包含产品品项、数量等传输至盘点机中，取代原先打印捡货单的动作；捡货时，利用盘点机扫描的功能，逐一扫瞄产品上的条形码，倘若扫到错误的产品，机器就会提示警告，如此再也不担心人员捡错货。完成捡货后，可将盘点机上的资料导回资产管理系统中，再进行二次检核，当实际出货数量与出货单据数量不符时，可自行决定是要变更费用管理系统内的资料，或待货齐时再进行包装出货。

         进货验收，准确快速

         商品大量进货时，透过扫描条形码替代人工进行进货单品项的输入，处理点货验收的同时，也一并将合格的原物料进行系统入帐，再与原采购单进行数量品项的核对，一方面可降低人工点货的错误，也降低人工误植资料的机会，加速产品验货上架入帐的速度。

         落实盘点，确切掌控库存量

         透过费用管理系统的盘点功能，亦可将合同系统内的库存量等信息转至盘点机中，无论是定期盘点或者不定期盘点，皆能正确有效率地完成抽盘、全盘等作业，并完整的将盘点后的资料回传至费用管理系统中，经由系统自动产生盘点差异档的功能，迅速地针对盘盈盘亏作业进行处理，并同步至财务帐册中。

        的建置是化的第一步

         ERP系统要有效率地提升企业的质与量，作为企业营运分析信息的提供者，除了在导入初期依据企业标准的作业流程建置，内部人员的配合，后续随着企业营运版图的扩展，时时调整改善，依据实际状况进行系统优化，时而搭配工具，才能让系统功能有最大化的发挥。