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大话ERP之系统演示的技巧
来源:名易软件

在ERP项目进行选型的时候,在跟顾问进行初步沟通的时候,一般都要进行系统演示。其实,这个工作做的好不好,直接跟企业以后的工作相关。可惜的是,我见过不少的企业,他们对于这系统的演示,并不是很关心,可以说是敷衍了事。我有时候去客户那边演示系统的时候,就我在上面演示,然后,他们问我一些无关痛痒的问题,就算完成了。其实,企业这么不在意演示系统,最终吃亏的还是企业自己。

但是,也有些企业就非常重视这个系统演示的环节。一次,我去一家日资企业进行系统演示的时候,就受到了非常“隆重”的接待。我应邀到他们公司演示系统。我到达他们企业后,他们把我安排在会议室,然后一个自称是副总的人给了我一份他们公司的产品资料,让我先输入系统,再演示的时候,用他们的产品资料进行演示,说是为了员工看后更加直观。

我一接过资料,心头就不禁捏了一把汗。看来我是遇到高手了。半个小时过后,门口浩浩荡荡的进来了一批人,我暗自数了一下,多大12个人,都够凑一大桌了。他们坐下后,我们只是简单的介绍了一下公司的情况,正准备介绍我们的特点时,他们的销售经理就打断了我的话题,开门见山的问我,他们现在遇到信用额度管理的问题,你们的ERP软件是如何解决的,还让我现场用他们的数据进行演示。刚把这个问题解决完,我还没松过气来,研发部门经理又问我,对于物料的特征件、可选件你们系统里是怎么管理的;这会是真的碰到高手了,我还是按照他们的要求,结合系统给他们做了讲解。真想歇下来喝口茶,生产经理又问我,返工工单系统里有没有独立的流程来处理。问题一个接一个,个个都是实际管理中遇到的一些难题。还好我项目经验还算丰富,对于这些问题能够给予回答。

后来终于攻下了这个堡垒,签了项目合同。事后,他们对我说,在我之前,他们已经面试了很多软件公司了,但是没有一个像我这么专业,在他们的狂轰烂炸中能够坚持到最后的。我暗自苦笑,不敢对他们说,会后我腿都发软了,比跑了一千米还累。

这家客户在系统演示阶段,确实做的很好。如此下来,无论是对我们公司的实力,还是对于我这个顾问的水平,又或者对于我们软件,都有了一个比较全面的认识。所以,我建议企业在进行ERP选型的是时候,要多跟这家客户学学,学学他们严谨的作风。

一、在顾问系统演示之前,要准备好相关资料

其实,系统演示的效果好不好,最主要取决与企业用户准备工作有没有做好。因为对于我们顾问来说,演示系统的时候,肯定是避重就轻,只讲系统比较有特点的作业。因为我们刚接触企业,对于企业用户的需求不了解,所以不可能讲解的内容,符合用户的口味。所以,企业用户应该在我们演示系统前,准备好相关的资料,告诉我们,他们关注什么,如此,我们才能对症下药,演示他们想了解的功能。

1、要准备好他们认为比较特殊的作业。每个企业肯定都有一些个性的需求,而这些需求往往是考验应变能力的关键。所以,者要把这些需求一一收集起来,在我们进行系统演示的时候,向我们提问。我们会根据这些需求,实事求是的给与解答,能够解决的,我们会在系统里进行演示;不能解决的,我们也会给出解释,提醒用户可能需要才能解决。这能够让用户对于我们的ERP系统的应变能力,有个清楚的判断。

2、要准备好他们现在管理的瓶颈问题。说到底,ERP系统只是一个管理工具,是帮助企业来解决企业管理难题的。若我们的系统能够把用户提出来的问题,解决的十有八九,那离项目的成功也就不远了。所以,企业管理者在演示之前,要把这些问题一一的列出来,作为考验ERP系统以及我们顾问能力的试金石。只有如此,对顾问进行突然袭击,才能真实反映出这个顾问的能力、顾问的应变能力与协调能力、系统的功能,等等。而且经过这一回合后,企业用户对于EPR的流程也就会有一定的了解。以后实施ERP项目的时候,也不会感到很陌生了。

3、要准备好权限控制资料。有些企业,对于某些资料的保密性非常关注。以前手工作业还好处理,现在利用ERP系统后,相关的数据都是共享了的。如何对于这些共享的数据,进行保护起来,也是他们所关注的一个问题。而现在很多的ERP系统,虽然有权限控制,但是控制的不是很细,如不能控制到某个字段,或者对同一批资料,不能按期重要性的不同,进行分级权限的控制。如对于化工行业来说,可能有些配方是公开的,而有些配方是保密的。那他们就要在系统演示的时候,提出这方面的我问题,让我们在系统中进行演示,看能否作的到。因为若是在签合同前,发现实际需求在ERP系统中无法满足,还可以跟我们协商,让我们进行免费开发;但是,在ERP系统合同签订后,我们出于控制二次开发需求范围的目的,对于比较复杂的个案一般都不会免费开发的,而且,合同已经签了,主动权也掌握在我们手中了。到时候若企业想进行二次开发的话,就需要支付昂贵的二次开发成本了。

二、在演示时,要注意反映企业的真实环境

其实,根据我的了解,一些不负责任的企业,顾问在演示他们系统的时候,存在一些弄虚作假等行为。如某些功能根本没有用到,但是相关的字段之类的,他们在窗口中都做好了,给人以一种他们的ERP系统有这种功能的这么一个假象。

所以,在顾问演示系统时,企业用户要注意以下几个问题。

1、要准备要一些演示用的资料。在演示时,最好让顾问用企业的数据进行演示。一是可以防止顾问弄虚作假,起先把相关数据手工建立好,而其实没有这方面的功能。二是若利用企业自己的数据进行演示的话,则比较容易引起用户的共鸣;在演示的过程中,用户也比较容易提出自己的问题,演示的结果,也比较直观。

2、要让顾问按企业正常的作业流程进行演示。在系统演示的时候,若客户没有要求,我们都是按系统的标准作业进行演示的。但是,标准作业跟企业的实际操作还是有一定差距的。为了反映企业的操作能否在系统中行的通,在顾问演示的时候,最好要求顾问不要按照标准作业进行演示,而是根据企业现在的实际操作进行演示。通过这番演示,企业用户可以知道自己的操作跟ERP的标准流程差距有多远,需要做哪些调整。如此,对于以后的业务流程重组工作,也就事先有个心理准备了。

3、在顾问演示的时候,要注意部门之间的协调,ERP系统是如何完成的。其实,说句实话,一个部门之间多业务,对于ERP系统来说,还是实际操作来说,没有多少的难度。在实际应用中,考验ERP系统设计水平的,往往是部门之间协调的作业。如预收帐款管理,预售帐款管理单据如何传递到其他部门,在传递过程中,如何实现自动通知、自动预警,等等。这些细节问题,往往能够解决部门之间的沟通问题。如预收帐款销售部门审核完毕,传递到财务部门时,能够自动提醒财务相关人员,销售部门已经发出这张单据了;如财务查看过这张单据时,ERP系统也能如邮件回执般告诉销售人员,财务的谁谁已经收到了这张单据。如此,这看来简单的功能,却把两个部门的关系,缩短了。

三、多找几家软件公司进行演示

俗话说,条条道路通罗马。一个问题往往不只一个解决方案。但是,对于企业来说,最适合自己的解决方案可能只有一个。所以,企业用户只有通过对比,多家企业解决方案的对比,才能够发现,哪个解决方案才是最适合自己的。

而且,通过观摩多家系统的演示,还可以让企业了解ERP系统的操作流程,最主要的是,这是免费的。若在企业签订合同后,再让ERP实施顾问给你们演示系统作业,那就要培训了,不叫演示了,是要收费的。而且,有些企业,这个收费还是很高的。动不动就是每天四千、五千的,那是很吓人的哦。那还不如乘现在可以免费观摩的时候,多看看了。

或许,按照我建议的方式进行系统演示的话,可能要求企业用户抽出比较多的时间来进行,但是,我认为这是非常值得的。因为企业选择ERP项目也是一辈子的事情,而不是找个情人,只是暂时玩玩。所以,现在谨慎一点、仔细一点,也是值得的。而且,企业用户此时的投入,在日后也是有回报的。可以减少项目培训的成本与项目实施的风险。(eNet)


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