夏敬华个人专栏

GartnerGroup为做了明确的定义：「知识管理为一种通过合作及集成的方法来创造(create)、采撷(capture)、组织(organize)、截取(access)、使用(use)企业的信息资产，这些资产包括数据库、文档，但最重要的是内隐的专门工艺及个别职工的经验」。

『没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品』。您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下25则评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件。

选购企业知识管理系统的25项评估要点：

文档管理DocumentManagement

1.是否具有数据摘要(Metadata)，纪录数据分类、摘要描述、纪录来源、定义？
2.是否具有文档版本控制、签出／签入(checkincheckout)功能？所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅？
3.能否纪录用户对文档的意见，以便进行更改、更新？
4.文档生命周期的管理是否都能自动化？由发布、审核、权限设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行？

安全及权限控管Security

5.系统是否能设置帐号及层次结构式群组能，以便在系统中各子系统应用？
6.是否具有优於filesystem的权限控管功能，对於每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限？并分为群组及个人层级？

知识循环KnowledgeLifeCycleManagement

7.除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识？例如群组讨论、工作管理等功能？
8.是否提供用户之间交互的工具？例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感？
9.是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值？

支持多种数据来源MultipleDataSource

10.不同格式的数据是否都能被保存於系统中，创建一致的变址卡及关联链接？
11.系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统？
12.能否将相关数据集中存放，以共同的变址卡进行标示？即使档案的格式不一、来源不一？

信息检索InformationRetrival

13.能否对所有的数据进行全文检索？包括数据库数据、网页及各种格式的档案？
14.是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询？
15.能否针对查询结果进行更多高级查询？例如缩小查询量程、查找相关文档等？

系统环境DevelopmentEnvironment

16.系统是否建构於一个开放的系统平台，不限在特定的操作平台上才能正常运作，并且都保持极佳的效能？
17.系统是否能和其它的应用系统进行集成？必要时，系统供给商是否能提供API，以便进行各种企业应用系统集成？
18.用户在使用系统时，是否可以随时随地存取，不限定在安装特定程序的计算机？
19.系统是否允许弥散管理，对不同的模块分别设置一至多位管理者？

扩充能力Scalability

20.这个系统的进程能力是否足够支持公司所有同仁上线？
21.未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力？
22.为了预防系统损毁造成的损失，这个系统是否能方便地备份、还原？
23.这个系统是否具有n-tier的分布式进程体系结构？

支持多普通话言UniversalLanguageSupport

24.这个系统是否提供两种以上不同的常见语言操作界面？
25.系统在保存不同语系的数据时，是否都可以正常运作、没有问题？

结语

除了系统面、功能面的评估之外，我们在接下来几天中将就企业需求评估重点进行深入的讨论，帮助企业检视自身对知识管理的实际需求、选购最切合需求的产品。