城建档案是城市建设者在城市规划、建设及其管理工作中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图形、图像、音像等各种方式和载体的文件材料,它是城市建设活动的真实记录,对城市规划和建设具有重要的作用。随着城市现代化建设步伐的加快,要求有更高的城建现代化水平与之相适应。现有的档案大都只是实现了目录级管理,本文根据某市城建档案馆的实际应用需要和开发实践,给出了适合中小城市城建档案馆现代化管理需要,实现档案数据、文字及图纸一体化管理的城建档案图文综合管理系统的设计思想、开发过程和所使用的主要技术。

　　1、项目文档管理软件系统需求

　　1.1环境需求

建立档案馆内部计算机局域网络,馆内主要办公室配置电脑,按使用权限合理使用硬件和软件资源,逐步实现城建档案网络化、办公自动化,支持与外网的连接,实现网上信息发布,加强与外界的信息交换。

　　1.2功能需求

系统主要包含城建档案图文检索和执法管理两部分。

　　(1)城建档案图文检索实现城建档案总目录、分类目录、公用建设工程规划管理档案、民房建设工程规划管理档案、征地档案、房屋建筑工程档案、城市管线工程档案、市政基础设施工程档案等档案目录的编辑、查询、统计、报表打印等功能,并能同步查阅原始图纸和文字材料的数字化图片。

　　(2)执法管理实现移交责任书、跟踪指导记录、摄像记录及专项验收记录的编辑、查询、统计、报表打印等功能。

　　(3)目录中心的编辑、查询、统计、报表打印等功能。

　　(4)城建档案图文检索和执法管理中,档案号、数字化图文等自动编号。

　　(5)实现用户管理,根据用户类型,给予不同的操作权限。拥有不同权限的用户进行不同的操作,不同用户随时可修改密码,以保证系统的安全。

　　(6)触摸屏查询系统提供本馆指南、办事程序、政策法规、行风建设、城建档案等查询服务。

　　1.3性能需求

　　(1)界面的整体一致性。例如,在菜单和联机帮助中必须使用相同的术语;对话框必须具有相同的风格;图案、图标等设计时必须考虑到统一、协调和美观等。

　　(2)良好的交互性。由于使用者不是计算机的专业人员,因此需要具有友好交互的界面,对操作人员的重要操作要提供信息反馈,设计良好的联机帮助。

　　(3)操作的便捷性。常用操作的使用频度大,应该减少操作序列的长度。例如,为固定组合数据提供列表选择输入。

　　(4)设置错误处理。使用者操作中可能出现许多在程序设计中没注意的问题,在测试时也没有发现,所以必须提供简单和容易理解的错误处理功能,在出现错误时,系统应该能检测出错误,错误出现后系统的状态不发生变化,或者系统要提供错误恢复的指导。

　　(5)安全性。有良好的用户身份认证体制和灵活的密码更改模块;用户权限可以通过管理员灵活修改;有手动备份和自动备份操作。

　　2、项目文档管理软件局域网建设

　　网络使用流行的星型总线结构,采用客户机服务器(CLIENTSERVER)工作模式,通过交换机连接服务器和各客户机,它们之间使用TCPIP协议和NetBEUI协议进行通信。连网的计算机能共享服务器上的软件资源、存储设备及其他外部设备。服务器上安装WindowsNT2000SERVER操作系统,各客户机上安装Windows982000NTworkstation。采用数字化监控技术,监视计算机也接入内部局域网,实现综合管理。

　　3、项目文档管理软件系统实现

　　3.1目标面向需求,以单位的战略发展目标为依据,以基本满足单位管理和实际应用需求为出发点,以提高单位经济效益和应用效果为工程实施动力,遵循规范、先进、实用的原则,采用标准技术、规范技术和成熟技术,建立统一的技术规范;保证投资结构及软硬件性能的合理性,力求较高的性能价格比。既要满足当前工作的需要,又要兼顾将来技术发展的趋势。

　　3.2系统结构基于功能和性能需求,及总体技术目标.

　　3.3数据库设计采用数据库技术来管理、存储和检索大量的档案数据。根据中小型城建档案馆中馆藏量,采用性价比较高的ACCESS数据库实现。为了便于处理(如备份还原)和存储,本系统为不同类型的档案建立了不同的数据库,加上系统管理所需信息,共建立了若干个(实例系统是14个)ACCESS数据库,每个数据库包含1~5个表。