工程实施项目的项目管理思考

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工程实施项目的项目管理思考

工程实施项目的项目管理方法1 前言由于目前国内IT行业工程实施项目的特点，工程实施项目项目管理工作相对较为困难。如何作好这种工程实施项目，我在实际工作经验的基础上和思考这个问题的同时形成了一些自己看法和想法。通过把我的这些看法和想法拿出来跟大家一起探的同时也希望大家能够给我一点启示，让我们把工程实施项目做的更好。我们的实际工作中很多时候关注的只是项目的进度、成本和质量，在沟通和团队建设等方面考虑的就少了。其实进度的实现、成本的控制、质量目标的完成与沟通和团队建设是密切关系着的。同时沟通和团队建设有利于人才培养、知识积累以及实现公司可持续发展的目标。在公司项目管理改进过程中，应该要重视到这些非项目管理主题方面所起到的作用和影响。规范和制度的实施和执行也是需要依靠良好的沟通和团队氛围的。另外，目前国内很多项目经理是由技术转为管理的，由于技术人员的特点他们对沟通和团队建设、授权管理这几个方面相对而言关注的较少。在写这篇文章的时候，又让我重新思考和整理了一遍自己的对于工程实施项目项目管理的理解，对于我自己来说也是收获丰富。2 日常工作信息的沟通和发布2.1 项目组进度信息的沟通和发布在进行项目进度信息发布的时候，很多人习惯是通过邮件、QQ群等方式进行发布。虽然这种信息的发布很方便，但是由于没有直接的沟通和交流，不利于大家对信息的认知，同时对信息的处理和跟踪也比较困难。比如在发布进度延迟信息的时候，有很多可以利用的地方。甚至可以利用这个看似不利的信息给大家一些鼓励，可以这样说：公司领导看到大家这段时间工作很辛苦，特向客户申请进度的推延，给大家一个休息和调整的时间，同时还可以再说一些激励的话。通过这种对信息的处理可以很好的发挥信息有利的作用。我们可以根据情景，调整我们的激励方法。在信息发布的时候，需要确保项目组成员对这个信息的了解和理解。有的时候我们通常会理解为一个可以传十个，没有必要通知到项目组全部成员。这样的做法有一个问题就是，长期这样那些只是通过别人而了解到相关项目信息的员工，会对这个团队产生不满的看法、负面的情绪，这是不利于团队建设的。进度信息的发布可以起到一定的激励作用，充分的利用这些有利的信息，提高员工的工作积极性。2.2 项目组织调整信息的沟通和发布在项目组织结构调整的时候，需要对调整涉及到的相关人员进行沟通，在没有进行充分的沟通之前就做出相应调整，会对项目的团队建设带来伤害。一方面会伤及项目组成员的自尊心，另外一方面会削弱员工对组织的归属感，调动不了大家工作的积极性。而且大家很容易产生盲目服从的心理，很难发挥大家的能动性。比如需要安排一个员工去做另外一项与目前工作不相关的工作，可以通过这种方式进行沟通：现在我们有个什么任务需要完成，你看你能不能去做这项工作？这个时候需要一定的沟通技巧（在下面的部分会详细说明）。在问清楚对方的想法和担忧之后，才可以继续说明做这一块的好处和要求。在这种情况下就会起到良好的沟通效果达到预期的沟通目的，而且这样也可以很好的调动员工的工作积极性。最后一个需要做的事情，也是经常被忽略的事情，就是事后的跟踪。跟踪的目的是了解他对这项工作的兴趣以及他对这项工作的一些看法、难处和需要帮助的地方。一方面是跟踪工作进展，另外一方面给予员工一定的帮助。这样可以起到很好的激励作用，其实最终目的是了解进度的同时持续的调动员工的积极性。当然对不同的人在不同的特定的环境应该使用不同的方法，细微之处显管理。组织结构调整信息的发布需要通知到各个相关环节的人，最好的方式是口头说明，另外再加上邮件作为正式文档。组织结构的调整前要做好充分的沟通，把整个调整过程中不利的因素变为有利的因素。不能以为害怕或者担心组织调整带来的不利影响，而阻碍或“快刀斩乱麻”式的进行组织结构的调整。2.3 加班信息的沟通和发布基于目前国内工程实施项目的现状，很多项目工期都很紧张，因此在很多项目中，特别是在项目关键阶段，就有了“法定”加班的制度，随着时间的推延加班就已形成习惯。目前环境下为了工程进度而加班是需要的，但是要注意在加班方面的一些处理，特别是在信息发布这一块。首先要让大家知道为什么要来加班、加班来做什么、到什么程度就可以下班了等等。在没有做相关信息发布的项目组中，作为加班人员是很容易疲惫的，员工们虽然有过来加班，但是却不知道过来是做什么，什么时候可以下班。像这种没有目的性的工作大家的积极肯定不高，这样的加班是很难起到应有的效果，最可怕的是还会影响到白天的工作效率和引起大家的生理和心理疲惫。加班对于团队建设、员工工作的积极性是巨大的危害的，由于目前工程实施项目的环境，我们没有办法避免这种危害，但是我们可以降低这种危害带来的影响。通过以往的经验，我们可以有以下处理方式，这些处理方式都是基于沟通的基础上的。首先：我们需要的对每一位加班的员工进行鼓励和安抚，比如：在晚上加班的时候，我们可以走到最辛苦的几个人身边问候一下，说一些你辛苦了之类的话。虽然看上去很简单，但可以起到很好的效果。其次：在长期加班的过程中，建议根据任务情况安排加班，尽量安排不需要加班的员工去休息。从实际情况来看，安排不需要加班的员工去加班只能带来一些负面的效果。同时他们会因为没有自由而产生不满的情绪，也会影响白天工作的积极性，因为无论做的快慢、好坏都需要去加班，慢慢的也会影响到工作习惯---能拖就拖。在项目工期紧张的时候难免会工作安排的不平衡。一方面我们需要调整工作计划尽量使工作安排的均衡一些。另外一方面，努力促使团队内部的自动调节，工作相对轻松的员工主动去为那些任务较繁重的员工分担一些工作。通过有效的团队建设是可以达到这种效果。当然团队建设不是短期行为，需要长期的努力。2.4 项目重大事件信息的沟通和发布重大事件是指项目里程碑等一些对项目有重大影响或者有重要意义的事件。对于这种事件信息的发布我们需要充分的利用起来，利用这些信息，加强项目团队的凝聚力，使项目组员工的工作更有目的性。在项目进行到某个里程碑的时候，我们可以明确告诉大家具体的计划，同时请大家做好相关准备工作。为了提高项目员工的工作积极性和项目团队的凝聚力，可以开个相关启动会，在会议上说明：这段时间大家辛苦了，通过大家的努力终于换来了某个阶段的到来，我们一起把这个事情做好。要相信我们的工程师们的素质都是很不错的，在这种气氛的渲染下我们可以很好的带动大家的工作积极性。而且大家也明确知道这段时间应该要围这个阶段的到来而开展工作。2.5 信息的沟通和发布总结总之信息的发布应该尽量使用口头方式，要让每一个人都知道有这个信息，要充分利用这些信息的有利作用进激励。同时也要注意跟踪大家对信息的理解和反应。另外要注意信息发布的方式，邮件的发送很多时候只能起到一个备份和正式文档的作用。在大家还没有及时查收邮件习惯的时候，通过邮件的方式来发布信息是有很多不足。任何信息都有有利的一方面，我们要充分利用信息的有用部分有效的激励大家。3 沟通技巧3.1 沟通的产生沟通没有必要一定要在特定的环境中才能进行，太正式的沟通环境，反而会成为沟通的阻碍。在一个放松的环境中，沟通起来反而能起到很好的效果。在轻松的环境下进行沟通所收集到信息应该是最精确的、所起的激励应该是最有效的，沟通的目的就是为了收集信息、发布信息以及进行激励。其实不是我们没有时间去和员工们沟通，而是没有利用好时间。也不是说无法与员工进行沟通，而是没有利用好环境。3.2 沟通是建立在信任的基础上沟通首先是需要建立在信任的基础上，如果没有这个基础上进行沟通很难回有良好的的效果，往往还会产生负面的影响。比如说有员工早晨上班迟到了，在这种情况下我们首先应该考虑的是，工作上是否遇到什么困难而加班了还是生活上是不是有了什么困难。在这个基础上进行沟通，就了解到比较准确的原因。有困难可以给一些建议或者帮助，如果有其他个人原因而给予的一些建议，对方也能容易快乐的接受。3.3 有效的沟通为了让自己的工作安排和建议更能让员工们接受，我们需要站在平等的地位上与员工进沟通。在这个方面需要做的事情，是注意沟通的语气。比如说我们在安排一项工作的时候，对于“你能不能把这项工作做起来？”，听起来总比：“你把这个事情做一下”要好的多。通过这种语气的调整对方也能更加容易的接受你的安排和建议。为了原本的激励能够起到预期的作用，我们需要了解员工是否存在不满情绪，这种不满情绪是什么？为什么会有？有效的沟通有很多方面，在这里只是列举出了日常项目管理最常用的两种方式。3.4 敏锐的感觉到员工们思想的变化敏锐发现员工的情绪变化，避免员工的不利的情绪对工程实施的影响。同时这也是一种对员工的关怀，对于工程实施项目长期出差在外的员工，特别需要这种关怀。员工有情绪上的变化，会通过他们的行为表现出来，这个时候就需要我们能够敏锐的感觉到，然后去了解着为员工的困难和需要帮助的方面。比如：正好这个员工由于家里有急事，急需回去一躺，这个时候我们就应该考虑一下主动提出来让他回家探望一下。一个主动的提出和被动的答应产生的效果是完全不一样的。如果这个事情不是很紧急，员工在听了你的建议之后他也会衡量清楚的。这个事情表面虽然只是一个人的事情，但是这个事情是可以影响到其他人的，同样也会对其他员工起到激励的作用。3.5 沟通技巧总结沟通一定要利用环境，不同的沟通内容要利用不同的沟通环境，同时需要针对到不同性格的员工利用不同的沟通方式。沟通必须需要由管理者主动的发起，虽然我们鼓励员工的主动沟通，但是不能过于依赖这种沟通发起方式。我们需要充分利用各种环境去沟通，把不利的因素变成有利的因素。在我们进行沟通的同时首先要确保对员工的信任，才能真正的达到沟通的目的。在沟通的同时也是需要注意语气的使用。4 其他日常项目管理工作要点4.1 如何提高员工的参与程度在团队建设方面提高员工的参与程度是一项很重要的工作，也能起到一定的激励作用。在我们的日常中要多问一些我们应该怎么做，而不是直接说我们要怎么做。作为管理者就是要充分的调动员工的工作积极性让大家去做事、去做好事情。一个人的能力和精力毕竟还是有限的，我们需要充分的发挥团队的作用、每一位员工的能力。提高员工的参与程度有很多做法，比如：在自己心中已经有了很明确的想法的时候，也可以通过这种方式来进行。一方面可以验证和完善自己的想法，另外一方面由于员工的参与提高了员工对这个问题的解决方案认可程度，同时也是十分利于团队建设的。比如：一项新的任务来了，我们可以问一下你想要安排给这项工作的人，我们这项任务应该怎么完成？在他把自己的想法说出来之后，你再提一些建议，经过这样的交流对方会更容易接受你的建议，而且还能调动他对这项工作的积极性。在其他很多方面我们都可以采用这种方式。提高员工参与程度目的是提高员工的工作积极性，加强团队建设。管理工作者的目标是要让员工主动要求去事，而不是你要求他去做事。员工在项目中的参与程度越高，就越能达到这样的效果。4.2 项目团队活动组织建议在项目的实施过程中为了提高员工工作的积极性、加强团队建设的目的，通常会安排一些项目组集体活动的方式来达到目的。为了达到预期的效果，建议在组织活动的时候，尽量在大家身心较为的时候进行。比如在项目的一个阶段结束后，这个时候大家往往心里压力较小，带领大家去活动可以达到放松心情、继续激励员工、加强团队建设的目的。在大家极度疲惫的状态下，我建议最好不要大范围的组织活动，这个时候大家需要的是休息而不是活动。项目团队活动一定要注意时间段的选择，尽量让大多数人都能参加活动，特别是让压力大的员工得到放松。4.3 项目经理的个人感情处理作为管理者的基本要求是在对待工作问题上不能带有过多的个人感情，要保证各项工作安排方面的公平、公正。一个成熟的领导者在对待员工问题上，应该是没有任何偏见的。在工作安排问题上的差异会带来员工的心理不平衡，大多数时候往往影响的不是一个人的而是大多数人，这对于员工激励和团队建设的破坏性是很大。如果这一点没有做好的话，那你对团队建设的努力也将要付之东流了。由于管理工作的特点，要求我们在工作不要带有过多个人感情。不要将自己受到工作上的压力转移员工身上，更不要因为自己的喜好而区别对待员工。感谢你的信任和耐心，将我的这篇文章一路看到现在。