随着现代信息技术的迅猛发展和普及，化建设成为获取竞争优势的最终选择。它为企业带来了积极变化。企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资源的开发和利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高经营效益和竞争力的过程，其核心的是降低成本和改善管理水平。企业通过信息化的建设，可以节约大量成本，提高员工工作效率，规范企业的多层次全方位管理，在企业与外界之间，缩短交流的时间、丰富交流方式，并可协助维护企业与社会之间良好的关系，它为企业带来了积极变化。

　　1.1

　　公文管理主要管理企业的收文和发文管理;包括收发文流程的定义、修改及其维护，收发文的管理和控制，收发文的查询和统计。方便领导和行政人员办理收发文，填写收发文处理单，上载发文文件，实现公文流程办理。

　　1.1.1发文

　　发文处理是指以设计公司名义发出去的文件就范围可以分为：公司发文、部门发文;发文类型为：下行文，上行文和平行文;文件类型为：行政文件，纪委文件，党委文件，工会文件，团委文件，联合发文;文号可以根据设计公司的实际情况设定;发文系统可以具有以下功能：

　　1.要求对所有的发文通过管理系统进行拟稿、核稿、会签、复核、文秘修订、签发、成文、盖章(联合盖章)、封发。

　　2.可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。

　　3.对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录

　　4.可以实现文件取回功能，处理发送错误等误操作。

　　5.实现流程跳转和审批人变更及事后补签功能。

　　6.所有用户在收到系统所发文件后应自动发送回执。

　　7.公文加盖电子印章技术，含联合盖章。

　　8.根据不同类别公文自动引入套红的文头、自动排版功能。

　　9.实现套红后的文件打印功能。

　　10.实现有权限的使用者的督办、催办功能，督办、催办可以通过人工手工方式实现，也可以通过系统自动实现督办、催办。

　　11.实现文件审批任务的委托功能。

　　12.严格的权限控制功能。

　　1.1.2收文

　　收文处理是指处理接收到的外来文件，外来文件包括上级主管部门等的文件;收文处理系统有以下功能：

　　1.要求对所有的来文通过管理系统进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅。

　　2.可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。对来文的处理全过程进行自动化管理和记录，对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。

　　3.具有文件取回功能，处理发送错误等误操作。

　　4.实现有权限的使用者的督办、催办功能，督办、催办可以通过人工手工方式实现，也可以通过系统自动实现督办、催办。

　　5.实现文件审批任务的委托功能。

　　6.严格的权限控制功能。

　　1.2会议管理

　　会议管理包括会议申请、会议查询、会议信息管理、会议室设置、会议纪要。

　　1.2.1会议申请

　　系统可以将用户已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议进行分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。在申请会议前，可以查看会议室的预约情况;用户申请会议后，会议管理员如果未审批，则状态为待批会议，如果审批通过，状态变更为已准会议，审批不通过，状态为未批准会议。

　　【进行中会议列表】罗列出已经通过审批，并且到达会议开始时间的会议。

　　1.2.2会议查询

　　会议查询模块主要实现用户对各种状态中的会议进行详细的查询，查询的结果以列表列出。

　　1.2.3会议管理

　　会议管理模块提供给会议管理员用来管理所有用户已提交申请。按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。会议管理员可以修改会议申请信息，可以批准或者不批准会议。

　　1.2.4会议室设置

　　会议室设置用于新建和管理会议室的基本信息，会议管理员可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可以查看每个会议室的预定情况。

　　1.2.5会议纪要

　　会议纪要主要实现对已经结束的会议的纪要进行管理，会议申请者和管理员均可修改会议纪要。

　　1.3车辆管理

　　车辆管理共分为车辆使用申请、车辆使用查询、部门审批管理、车辆使用管理、车辆维护管理、车辆信息管理和调度人员管理六个部分。申请人申请车辆的使用，由车辆调度员和部门审批人共同审批。系统可以管理车辆的使用情况和维护情况。

　　1.4财务费用管理

　　1.4.1减少信息重复成本

　　员工在填写纸质表单时，每次均需要填写姓名、部门、项目等重复的信息。电子化报销流程中，将这些固定的信息全部存储于系统中，表单自动显示员工的姓名和部门，工程名称可以从系统中选择。

　　1.4.2减少出错率

　　由于员工填写的报销单据中存在计算过程，靠手工填写的数据会出现错误。电子表单设置了计算公式，提高了单据的准确性。

　　1.4.3减少审批成本

　　目前领导的工作时间被零散的审批打断，工作效率会受到影响。使用电子化流程，领导可以自行安排审批计划，可以每天安排固定的时间登录系统进行审批。系统预设审批流程，自动的进行判断，审批领导无需担心单据是否该自己审批。

　　遇上领导出差，报销人需要等待。使用电子化流程，领导可以远程进行审核，提高了效率。

　　1.4.4减少财务审核成本

　　系统预设了审批流程，财务部不再需要将精力过多的投入在流程检查上，只需要判断员工填写的条件项是否正确。表单预设了计算公式和标准的设置，减少了财务人员计算的工作量