一、中小企业面临的问题

　　合同管理是公司前端管理的重要部分，如何有效的落实动态管理是目前所有企业面临的挑战，往往决策层的良好想法最终无法得以实现或差之甚远，究其原因还是在于无法切实掌控全面真实及时的信息，所以良好的企业执行力需要相应的执行平台来支持。

　　具体表现：

　　1.、客户的信息记录杂乱繁琐，查找不便;

　　2.业务流程没有形成规范化;

　　3.收付款笔数过多，管理人员无法准确及时掌控收付款状况，账、款对不上情况;

　　4.各种工程、企业合同项目周期长、人员多，管理者无法监管;

　　5.合同相关信息无法共享，交流不畅，交接无法顺利开展;

　　6.制作报表费时费工，数据存在采集难、准确性无法保证;

　　7.纸张归档存在遗失遗漏损毁，难以管理大量的Word文档。

　　二、名易合同管理软件免费版解决方案

　　名易免费合同管理软件结合中小企业的实际情况，在功能上，提供包括合同起草、合同报价、合同审批、合同会签、合同备案、文本管理、开票申请审批以及对合同各维度统计分析的都实现全方位管理。

　　在管理模式上提供从合同起草到合同结束备案的合同全生命周期管理模式，以合同生命周期管理为主线贯穿与合同相关的其他管理要素例如：签约相对方管理、审批管理、合同统计、发票统计等。

　　三、名易免费合同管理软件主要功能

　　1、协同功能

　　名易软件合同管理系统提供了业务审批、会签审批、财务审核、业务共享、业务反馈、业务催办、业务传阅和业务协助的功能来实现协同办公，避免信息重复维护，提高信息传递效率。

　　其中，审签会签可以为所有的业务提供自由审批、自由会签、业务流程、数据审核服务。

　　特别是业务流程可以依照企业制度中的评审程序，对合同、发票审批等定义流程。如合同起草完成后，按合同额度、类别、所属项目、是否模板合同等合同特性进行审签流程权限设置。审签流程启动后，系统自动按事先配置好的流程驱动，自动进行审签催办和审签进度跟踪。并保存所有审批会签记录，保持焦点问题争议的原貌，使之成为合同履行过程中关注的重点，也可按用户单位的审批表单格式打印出来，报领导决策。

　　2、权限功能

　　权限管理贯穿所有的模块，为用户提供其操作的信息以及浏览查看的信息，没有授权的信息用户是不能查询和浏览、操作的。

　　可以根据用户岗位职能配置操作权限,如合同的起草、签订、审批等信息的录入就可以安排不同的人负责,达到相互监督和协同工作的效果;

　　可以根据用户职位配置查询权限，如普通业务人员只能查看自己签订的合同，项目经理则可以查看与本项目相关的合同数目，合同金额等信息，其他项目无权访问;

　　作为公司管理层可以查看所有内容。

　　合理的设置权限可以在不影响工作效率的前提下尽可能的保护公司的敏感信息。

　　3、业务规范

　　为业务单据提供数据维护的功能，解决业务数据的录入、修改，业务规则校验等数据维护任务，提供多种查询方式、多种关联查看方式，解决用户的业务信息查看问题。

　　人性化的操作界面帮助用户设计出更加符合自己使用习惯的数据操作界面，提高工作效率，得到更加愉悦的使用体验;

　　页面和关联信息自定义功能。可以根据组织结构调整和业务流程变动修改页面配置，以适应业务变更;

　　信息自动查重、必填字段约束和基础数据字典下拉选择，减少人工整理记录工作量，同时保证信息的唯一性、及时性、维护便捷性、规范标准性，为将来的信息挖掘打好基础;

　　提供模糊查询、精确查询、多条件组合查询等多种查询方式,支持自定义常用查询方案保存，快速定位信息，省去大量的人工查找和数据整理工作量，提高效率;

　　统计分析主要指特定业务部门在一定期限或特定原因下对特定范围的业务数据进行汇总统计，提供多种多维度统计方式，辅助经营决策。

　　4、预警功能

　　主要包括合同、发票待审批的到期提醒;根据动态运行规则自动产生的提醒信息。提醒方式包括登录界面提醒、邮件提醒。可以对合同的进展计划、结款计划和关键要素进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策，降低合同管理中的因延误付款、交货带来的违约风险。

　　5、统计分析

　　合同统计是业务数据的加工处理功能，主要完成四类事项：审签报表的生成，业务单据生成，统计汇总报表、决策分析报表。审签报表是电子化审签完成后，可以输出打印纸质的审签单。业务单据指特定业务需要的各种纸质单据，报表平台可以设计并打印输出，或将汇总统计结果以电子化或打印输出的形式提供，满足现场管理的需要。

　　四、名易免费合同管理系统功能表现

　　1、合同全生命周期管理

　　合同起草管理

　　合同草案按合同格式是否固定划分为固定格式合同起草和非固定格式合同起草。通过合同模板的运用，尽量避免因起草人文字表述模糊导致的合同风险;条款审查主要审查模板填写的合同要素或修改条款的规范性和准确性即可，提高了合同起草和审查效率。

　　合同执行监控

　　履约计划管理，如收货、验收、付款等关键节点预警，履约记录管理，管理合同履行过程中的到货进度、安装进度、到货证书、验收证书、付款凭证、付款进度、结算结果等信息，另通过计划与执行情况对比实时监督和工作协调。

　　合同变更管理

　　兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。省却了人工管理合同时历史资料保管查找麻烦之苦。

　　合同备案管理

　　合同按照约定履约完成后，对合同的进行备案处理，增强合同管理中的抗风险能力。

　　2、合同业务管理

　　签约方管理

　　签约方管理详细记录签约方的基本情况以及相应资质或信誉证明等资料，为合同审批、费用结算提供参考。根据供应商或合作单位的资质信息，以及历史交易记录，用于信用查询和评估。

　　文档管理

　　合同相关资料的归档，包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标资质和合同履行中的各种文书等，避免因遗失或未存档导致的合同风险。

　　商品管理

　　采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细，可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额，为公司市场策略、财务规划、招等提供依据。

　　项目合同管理

　　在实际操作中，业务往往以项目的模式存在，在一个项目中会涉及到很多份合同的管理。名易合同管理系统也相应的提供了这方面的管理功能。在系统中每多份合同都可以从属于同一个项目。项目下的每一份合同都可以进行全生命周期的管理。使用项目管理还可以超越单一合同的管理，站在项目的角度统计分析相关合同信息。例如项目中有几个付款合同、几个收款合同、项目整体的的收款付款情况。这些情况都可以使用系统提供的统计汇总功能快速的得到。能够极大的减少人力的统计工作，提高工作效率。