物资管理系统是为现代企业物流高效运作提供技术支持的必要工具，是企业物流的重要组成部分。信息流的加速和准确可以对物流进行监控，使物流的流动速度加快、准确率提高、有效减少库存、缩短生产周期。铁路物资管理系统建设是适应路局生产力布局调整、强化物资管理、提高物资供应保障能力和节支创效能力的需要，是实现物资部门跨越式发展的客观要求。

　　一、铁路物资管理的特点：

　　1)组织机构复杂多样

　　2)部分物资属于铁路专用器材，使用面很窄

　　如燃料、线上料、互换配件等多属于铁路专用器材，其使用范围只限于使用在铁路系统上，与其他原燃料、建材、配件的广泛通用性相比，其使用面很窄，专用性很强，导致了货源较为单一、供应周期较长，对物资采购人员和管理人员的要求也较高。

　　3)产品规格和品种繁多

　　以线上料为例，除钢轨、道岔、轨枕、桥梁及其连接件等品种较多外，其每一品种的规格也很多。如钢轨按新旧程度可分为新钢轨和旧钢轨。旧钢轨又分为再用旧轨、待修旧轨和待报废旧轨之分。

　　4)质量要求高

　　铁路运输安全是铁路运输生产的生命线，铁路用物资的产品质量对运输生产安全的影响很大。很多重要的铁路专用物资都要求定点生产和定点供应，确保产品质量要求。

　　5)生产工艺复杂、加工方法各异

　　不同的铁路物资，生产工艺不同，加工方法各异。

　　6)产品的配套性强

　　以钢轨为例，一般钢轨主要配件有鱼尾板、鱼尾螺栓(带帽)、弹簧垫圈，钢筋混凝土轨枕和混凝土轨枕扣件。不同质量的钢轨，其配套用的以上配件的用量标准不尽相同。

　　7)重要物资需要对维修保养和互换情况进行记录

　　为缩短设备修理停时、提高检修效率和质量，在铁路运输生产设备维修过程中，要求实行严格的互换配件管理制度，对重要互换配件的维修保养和互换等情况进行严密的记录和跟踪，加强可追溯性，方便各级管理部门监控各种重要互换配件的状态变化和分布情况。

　　8)用量非常大，大宗物资较多

　　随着国家经济建设的不断发展，铁路的瓶颈制约作用明显，为此国家每年投巨资，用于新建、扩建铁路及既有铁路改造等。

　　9)物资的品种和地域分布广泛，不易管理

　　铁路局地域分布广，铁路线长达数千公里，下辖数十个站段、数百个车间，点多线长面广，管线长，施工点多，用料品种繁杂且分散，物资管理难度很大。其物资资源配置及储备分布，缺乏路局范围内区域化、专业化的物资供应体系，难以最大限度地发挥整体资源优势，物资成本不易得到有效控制。

　　10)强调物资的回收和报废管理

　　废钢铁和废旧有色金属是重要的再生资源，也是铁路局重要的财源。所以废钢铁和废旧有色金属的回收、加工、利用和上交等也是管理工作的重点之一。

　　二、物资管理软件功能的主要可概括为：

　　采购材料：材料厂以物资需求计划为基准，将产品按照准入原则进行分解，再考虑原料当前的库存量得出每种物资具体需求;采购部门采购时考虑采购提前期从而做出最终采购决定并发向供货商。

　　材料入库：供货商接到要货请求后，按照规定及时发货，货到后入材料厂仓库。

　　质量检验：质验部门对入库材料进行检验，若质检不合格则上报相关主管，若不能留用，则通知采购部门，由采购部门进行退货、理赔等工作，若留用，则可向站段供料。

　　采购结算：财务部根据仓库入库和质量检验结果，按照与供货商的付款协议与供货商结算，同时核算采购成本;至此，采购业务完成。

　　站段领料：站段车间根据到货通知从仓库领料。

　　发货：根据站段的物资需求计划，以仓库货物对站段供货。

　　发货结算：财务部门根据实际发货出库量，做发货收入核算、应收账款管理，并依据与站段的物资定额完成最后的收款工作;至此，发货业务完成。