在任何企业中，做过团队项目的人都会知道，文件管理是一场怎样的噩梦。要么是电子邮件通过不同的路径发送；要么是电子数据表格和Word文档传来传去，结果没人知道最新版本究竟在谁手中；要么是把会议记录储存在自己硬盘中的行政人员出去度假了；要么就是市场营销的战略在改变，却没有告知网络管理员升级公司的内部网。

Wiki这种协同工具，能解决上述所有问题。它与很多传统的内容管理系统不同，Wiki非常简单，就连非技术背景的员工也能使用。尽管Wiki存在已经有10年之久，但在企业应用方面却刚刚起步。就像Web刚刚进入商业领域时一样，Wiki也将经历一个快速发展、激烈竞争，以及存在一些不合理应用的过程。本文所提供的Wiki应用指南，将要告诉你的是，如何最合理地运用这种颇有价值的协同工具。

Wiki.org网站把Wiki描述成“可能是能够实际发挥作用的最简单的在线数据库。”它的名称来源于夏威夷的单词Wiki-Wiki，即“快、快”的意思。Wiki从根本上来说，是任何人（或至少是任何得到许可的人）都能够创建或编辑的Web页面。

Wiki最著名的应用案例就是Wikipedia.org，这是一种由任何喜欢它的人编写和维护的在线百科全书。听起来似乎有点乱，但事实并非如此。它是经过认真研究、认真编写，并得到高度认可的信息源。如果有人对某一条目做了不正确或不适当的修改，其他人就能把页面恢复到以前的样子，或者保留变化，但要进行进一步的编辑。目前，有数千人维护着这个网站（或至少在他们比较擅长的某些领域），进行事实核对并在必要时进行编辑。这样，这个网站的内容质量一般都比较高。

因为Wiki最初被看作是非常意义上的开源项目，有人就争论说，真正的Wiki不应当有作者身份限制。虽然在个别案例，比如Wikipedia.org中，这是行之有效的，但通常而言，这种做法不太可行。在商业环境中，Wiki最好的实施方式，就是在防火墙后面，完全供内部用户使用。

Wiki在公众商业领域的应用也并非都很成功。2005年6月，《洛杉矶时报》（LosAngelesTimes）创建了一个Wiki，希望能将主题定在伊拉克战争上。编辑写了一个题为“战争及其后果”的评论文章，邀请任何关心此事的人对该文章进行改写，以达到最佳效果。遗憾的是，网民们把Wiki编辑看做是发放垃圾宣传的最佳所在，于是在上面随便涂写色情和粗俗的文字，经过3天痛苦的维护后，该报社放弃了这个Wiki。

为此而指责《洛杉矶时报》，是否公平或正确呢？当然不。也许报社期望过高了；也许它错误估计了在Web用户中，幼稚用户的比例。但“Wiki社论”真正的问题是：报社用Wiki做网络日志（Blog）的工作。Wiki在结构上能处理谈话，但这并非它的长处。相反，Wiki所擅长的是协同。它能随着内容的变化保持一系列独特的文档，并为组织这些信息提供有机的方式。

由于Web以及广泛意义上网络的出现，信息出版和共享的成本大大降低，使得Wiki成为了吸引企业的杀手级应用。在Wiki出现以前，要达到同等的信息管理水平，必须要采用昂贵的企业应用软件。现在，因为大多数Wiki是基于开放源代码的，对于选择开源的企业来说它是免费的，对于想为实施和支持Wiki服务付费的企业来说，它也是相对便宜的操作方法。

Wiki的设计是用来在团队内部和团队之间交流信息。它的威力来自于，没有时间滞后、也不需要任何特别的管理措施或传送的必要，用户只需访问和更新一个共同的Web站点。

首先，Wiki便宜，可扩展，容易安装，而且不需要大规模的软件部署。它还能与现有网络架构很好地对接。比如Wiki软件制造企业Socialtext公司（SocialtextInc.）专注于使Wiki平台与现有的安装在企业防火墙后面的全球身份认证和注册系统共同工作。再者，Wiki是基于Web的，所以在采用的过程中几乎无需学习，它还让用户自行决定内容相关性，而不是依赖于中央传输中心或线性传输链。

Wiki的主要好处在于它能够有机地组织自身。换句话说，用户能创建他们自己的网站结构，即本体（Ontology），而不是让内容管理软件开发商强加给他们。也就是说，Wiki需要由文化语言相同的人来使用，这样，他们创立的本体和导航就能被大家所理解。

最后，Wiki与生俱来的协同天性，使它有别于内容管理软件的工作流结构而更具优势。传统的项目管理工具根本无法重现Wiki所创立的协作和参与环境。初始设置完成后，Wiki就会由用户来管理，而非管理员来控制，这使管理员和用户均能受益。简单地说，Wiki带来了Web的传输功能，承担起了繁重的信息管理任务。

那么，哪些公司在实际使用Wiki呢？Wiki在一些特定商业领域，比如项目管理和规格控制等需要大量的内容管理的领域，获得了最初的巨大成功。根据时事通讯出版者和咨询企业GilbaneReport公司对73家公司所做的一次调查，正在试用Wiki技术的主要是一些小型企业（收入在2,500万美元以下的企业）。鉴于软件的廉价和易于实施，这并不令人奇怪。然而，一些大型企业实际上也部署了Wiki。

诺基亚公司（Nokia）使用Socialtext公司的Wiki软件已接近两年时间，用来推进“洞察力和远见”团队（Insight&Foresight）内部的信息交流。雅虎公司（Yahoo）使用TWiki软件帮助开发团队克服因在不同地点工作造成的各种问题。

米其林中国公司（MichelinChina）也使用TWiki作为工具。“我们的目的是共享所有信息、程序，设置文件，这样我们会减少对某个特定员工的知识依赖，团队中也不会有人将文件留在个人目录中。”米其林中国公司IT部门的吉恩·N·西默耐特（Jean-NoelSimonnet）写道。

Cingular公司、迪斯尼公司（Disney）、柯达公司（Kodak）、摩托罗拉公司（Motorola）和思爱普软件系统公司（SAP）也都使用了Wiki。那么，这些企业在做哪些《洛杉矶时报》不能或没有做到的事情呢？有两件事情让他们没有重蹈《洛杉矶时报》的覆辙：将Wiki部署在企业防火墙后面，并且只作为正式用途。正如预期的那样，这大大减少了滥用的可能性。而且，要使Wiki对企业社区有价值，Wiki就必须包含大量内部文档，成为一个由用户通过浏览器维护的内部Web。

对所有的公司来说，一个最基本的挑战是要确保在组织内部和部门之间流动的信息尽可能减少延误。Wiki是处理这个任务最有效的方式。它将文档管理转变成用户凭自身敏感就能调整的事情，而不是由内容管理软件商强加给的预想概念。

内容管理套件现在还没有发生多大的变化，但它会逐渐感受到来自Wiki的越来越大的压力。正如企业级Wiki软件在市场上的表现一样，内容管理软件可能会与Wiki结合在一起，综合两种工具的优势，形成一种更新、更强大的应用软件。看着吧，Wiki或Wiki混合工具不久就将出现在你的工作中。

何时用Wiki，如何判断使用Wiki是否有意义？

如果你有如下需要，就可以考虑部署Wiki：

你希望迅速以便宜的价格建立公司内部网络，而不想以牺牲功能或安全为代价。你希望在一个员工都可访问到的地方发表一些商业文件，并让员工不费力、没有冗余风险地管理这些文档。你希望管理和组织会议记录、团队日程和公司行事日历。你需要一个项目管理工具，它便宜、可扩展、可通过任何Web浏览器进入。你需要一个中央场所，让团队成员能够浏览和修改共享文档。

如果你有下列情况，Wiki可能不适合你：

你需要使用复杂的文件格式。一些Wiki平台只能支持文本或HTML文件。你可以考虑使用基于PHPSQL的Wiki平台，能处理更多的文件类型。你没有可以对此负责的员工。你需要某位员工能建立网页命名和连接维护的规范。如果连接没有得到比较恰当的维护，文件就会“丢失”掉。协同模式不适用于你的集团或工作场所。

你寻找的是意见交流的工具。尽管大多数Wiki确实包含一个评论区，但它不是传播意见或进行交谈的最佳工具。如果这是你的主要目标，那么就请使用Blog好了。

谁在开发Wiki工具？

目前，Atlassian软件公司（AtlassianSoftware）、JotSpot公司和Socialtext公司是企业级Wiki软件的领导企业。JotSpot公司是由Excite公司（ExciteInc.）的联合创始人创立的。JotSpot公司的专有工具JotSpot并不是开源工具，但它在开源项目中能免费使用。通过提供表格和整合外部数据的功能，JotSpot能克服Wiki局限于处理文本文件的问题。

Socialtext公司基于开源的KWiki软件，有预装Wiki软件的独立设备。Atlassian软件公司的Confluence代码基础几乎全由开源库构成，开源社区和项目可以自由使用它的代码。Atlassian软件公司提供源代码许可。

在完全的开源和非商业领域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、编辑并批准文章的编辑引擎和工作流。TWiki能利用服务器端插件模块进行大规模扩展，可用来处理日历、电子表格、RSS和条形码等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYGHTML编辑器，称为Epoz，能支持所有主要浏览器。Perspective受到一些大型公司的欢迎，似乎是很多大企业用来初次尝试的Wiki。

Wiki能集中所有类型的企业数据，如电子表格、Word文档、PowerPoint幻灯片，即能在浏览器上显示的任何东西。它还能嵌入各种标准的通信媒介，如电子邮件和即时信息等。基于PHP、负载量大的Wiki，能直接与企业数据库对接，导入视频和图像文件。Wiki的功能只受限于实施维护人员的编程技巧。

几乎同等重要的，Wiki还有内置版本控制。如果要做改动，必须要创建改动者记录，转换到以前的版本也只需要点击几下即可。注意到这一点很重要，即在Wiki中放置文件，并不一定要使所有访问者都能编辑它。比如，市场部可以让销售团队或整个公司都看到一份PowerPoint幻灯片，但不允许他们修改或重写。可以让文件被编辑，也可以不让所有者随意处理，这种性能使Wiki成为特别灵活的信息管理方式。

现在项目管理和协同软件已经太多了，那为什么还要用Wiki呢？

你没有可以对此负责的员工。你需要某位员工能建立网页命名和连接维护的规范。如果连接没有得到比较恰当的维护，文件就会“丢失”掉。协同模式不适用于你的集团或工作场所。

你寻找的是意见交流的工具。尽管大多数Wiki确实包含一个评论区，但它不是传播意见或进行交谈的最佳工具。如果这是你的主要目标，那么就请使用Blog好了。

谁在开发Wiki工具？

目前，Atlassian软件公司（AtlassianSoftware）、JotSpot公司和Socialtext公司是企业级Wiki软件的领导企业。JotSpot公司是由Excite公司（ExciteInc.）的联合创始人创立的。JotSpot公司的专有工具JotSpot并不是开源工具，但它在开源项目中能免费使用。通过提供表格和整合外部数据的功能，JotSpot能克服Wiki局限于处理文本文件的问题。

Socialtext公司基于开源的KWiki软件，有预装Wiki软件的独立设备。Atlassian软件公司的Confluence代码基础几乎全由开源库构成，开源社区和项目可以自由使用它的代码。Atlassian软件公司提供源代码许可。

在完全的开源和非商业领域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、编辑并批准文章的编辑引擎和工作流项目管理系统。TWiki能利用服务器端插件模块进行大规模扩展，可用来处理日历、电子表格、RSS和条形码等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYGHTML编辑器，称为Epoz，能支持所有主要浏览器。Perspective受到一些大型公司的欢迎，似乎是很多大企业用来初次尝试的Wiki。（信息周刊）