系统的基本职能有四：外化、内化、中介和认知过程。

1.外化

外化重在发展知识的相似之处，外化是以外部贮藏库的形式捕获知识，并根据分类框架或标准来组织它们。只提供某种方式用以捕获知识并在线存储它们的技术位于最底层，例如镜像系统和数据库；而工作流技术则提供了稍高一层次的功能。外化过程的下一层次包含了更为强大的搜索工具和文件管理系统，它们对贮存的知识进行分类，并能识别出各信息源之间的相似之处。基于此，可用聚类的方法找出公司知识库中各知识结构间隐含的关系或联系。外化的最终作用是通过内化或中介使知识寻求者能够得到你所捕获搜集到的知识。

2.内化

内化指的是明确、固定的知识的传送过程。内化是设法发现与特定消费者的需求相关的知识结构。在内化过程中，你从外部贮藏库里提取知识，并通过过滤来发现与知识寻求者相关的东西。内化能帮助研究者就某一问题或感兴趣的观点进行沟通，并澄清那些与以往通过外化得来的知识相抵触的问题。

3.中介

中介主要针对的是无声的知识，中介将知识寻求者和最佳知识源相匹配，通过追溯个体的经历和兴趣，中介能把需要研究某一课题的人和在这一领域中有经验的人联系起来。

4.认知过程

认知主要是讲知识的运用过程。认知是经由前三个功能交换得出的知识管理终极目标。现有技术很少能实现认知过程的自动化，通常都是采用专家系统或使用人工智能技术，并据此做出决策。