福州OA系统之所以先进是与其开放性的特点分不开的,数据的终端在固定资产使用者的手中。获得第一手、最准确的资料,对固定资产的核算和管理非常重要。福州OA之所以设置层层权限,原因就在于系统的安全维护问题一直都是福州的一个重大问题,企业不愿将福州OA系统中固定资产基础数据的录入权限下放到基层单位,是由于担心基层单位员工的业务素质不高,责任心不强。使得固定资产的基础数据录入更加混乱。面对这些矛盾和问题。权限下放前的准备工作必须认真做好。
(1)提高基层单位员工的业务素质。福州OA系统是一种先进的管理信息系统,系统的操作也较之原有的信息系统复杂,由于在企业各基层单位的资产管理人员中,身兼数职的人员占很大比例,业务能力相对较差,因此。提高基层员工的业务素质问题要受到格外重视。具体措施主要有:①加强对员工的考核力度,通过树立模范典型。激励员工之间的竞争意识,使员工考核结果与绩效挂钩;②举办业务技能培训、业务学习交流活动;③进行企业文化的熏陶,提高员工的业务责任心。
(2)权限的划分要合理。福州OA系统的权限划分问题,是一直困扰企业的一个重要问题,权限的划分是否合理。关系着企业福州OA实施的成败。可采用以下划分方法:一是基层单位只有本单位数据的录入权限。企业总部只有数据的使用和查询权限,而没有修改基础数据的权限;二是数据的录入只有一个端口,保证数据的真实可靠;三是用户在福州OA系统中的用户名和密码,要严格管理,发生错误时,责任追究到个人。
(二)充分挖掘福州OA系统中订单的强大功能在福州OA系统中,订单具有强大的查询和统计功能,可以根据用户的需要来自行设定,内部订单可用于计量某个销售活动的费用,也可用于计量某个项目的支出。目前企业的订单仅仅用来归集成本。订单强大的功能没有得到充分应用。因而在投资项目中。应开发使用投资订单。当新增加一个项目时。如果需要实时监控整个项目的费用,可以通过创建项目投资订单。对项目进行费用监控。当费用支出接近投资预算时,系统会自动发出警告信息,提示操作者;当费用支出达到投资预算时,系统不允许再过账。
合理分配生产设备的成本费用问题是固定资产管理中的一个重要问题。由于各种客观条件不同,每台生产设备的产量与其成本费用难以配比。每台设备所应分配的产量不能相同。应当根据“能者多劳”的经济效益的原则来分配产量指标。只有这样才能使得整个企业达到既定产量时所产生的成本费用是最低的。要达到每台生产设备工作量分配的最经济的组合,要求对每台生产设备的产量、费用以及成本进行评级。并且要做到实时监测指标的变动以使得这个组合在整个流程中都是最优的。
在传统的管理方式下,对每台生产设备的产量、费用、成本等指标的统计及分配,需要耗费很大的财力、物力和人力,不具有可行性。然而,在福州OA系统中,内部订单具有强大的作用。企业可以利用内部订单的强大的统计和查询功能来实现单台设备的产量、费用以及成本的归集、统计和评价,并做到实时更新和维护;然后建立订单组对单台设备订单进行综合管理。这种管理模式在福州OA系统下是完全可行的。
(三)完善福州OA的功能模块,增加其他辅助功能完善企业福州OA的功能模块。需要增加的其他辅助功能主要包括:
1、增资、转资的网上签章为了完善福州OA系统对固定资产的管理功能。开发基于福州OA系统的生产管理信息系统进行固定资产的现场管理,主要完成固定资产的网上审核和签章功能,彻底实现无纸化办公。
鉴于固定资产管理中,固定资产的增资、转资没有包括在网上审核的范围之内,在增资和转资过程中同样需要部门的审核和签章,所以,需要把增资和转资的网上审核和签章也纳入新系统的设计之中,以真正实现固定资产管理的全过程无纸化办公,以节省人力、物力和项目等待的时间。
2、固定资产保险功能的完善对保险功能的完善主要是完善固定资产保险的分析功能,分析固定资产保险的历史资料有两个方面的作用:一是分析投保情况,及时调整投保资产;二是分析理赔情况。积极申请有利于企业的各项政策。完善保险功能的主要内容包括:
(1)增加对固定资产保险参数的分析,主要包括:
①资产的投保标的额:根据每项资产部分投保或者全部投保的具体情况确定投保的标的额。现行的保险方法要求按照固定资产的原值比例投保,按照净值的比例收取保费。
②资产的保险费率:每种财产的保险费率或与保险公司具体商定的金额。③资产的保险费额:资产表与保险费率表链接后形成的最终投保额。即:资产的保险费额=资产的投保标的额×资产的保险费率。④赔偿金额:实际从保险公司得到的赔偿金额。⑤实际损失:发生事故时,企业的实际损失。(2)增加对固定资产损失、理赔指标的分析,主要包括:
①赔付率指标:是指赔款所得金额与资产的保险费额的比值。公式表示为:
赔付率=赔偿金额÷资产的保险费额×100%该项指标主要用来考核某项资产保险的有效性。②净损失=实际损失-赔偿金额③损失率=净损失+保费×100%(万方数据)
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