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对ERP薪资管理系统操作技能的评析
来源:名易软件

薪资管理已经不再属于财务会计的组成部分,而是人力资源的一个子系统。薪资管理系统是由工资管理系统更名而来,适用于各类企业、行政事业单位进行工资核算、工资发放、工资费用分摊、工资统计分析和个人所得税核算等。本文主要从以下7个方面进行分析。

  

一、如何设置工资类别

  

(一)操作方法和操作技能

工资类别是指一套工资账中,根据不同情况而设置的工资数据管理类别。系统提供了处理多个工资类别管理,在新建账套时或在系统选项中选择“多个”工资类别,可进入此功能。反之,则选择“单个”工资类别。在实际工作中,建议选择多个工资类别。另外,工资类别与“选项”菜单有关:工资类别未建立时,“选项”菜单不可用;建立工资类别后,在未打开工资类别时,“选项”菜单是不可见的。注意事项:(1)同一个部门,可以被多个工资类别选中。(2)已被使用的部门不能取消选择,在选择树形结构的末级部门时,应先选择上级部门。(3)工资类别的启用日期确定后就不能再修改,所以在建立工资类别前应注意业务日期,可通过系统的更改业务时间功能进行调整。

(二)常见问题及解决方法

如某企业选择多个工资类别,将单位的正式人员和临时人员分设为两个工资类别,两个类别同时对应一套账务。在具体操作中,不注意使用状态,没有判断工资类别,就进行有关信息的设置,其结果是出现设置错误,操作不下去。解决方法为先设置正式人员,将正式人员有关信息设置完后,一定要关闭正式人员的工资类别,再打开临时人员的工资类别并设置有关信息,就不会出现错误了。

  

二、如何设置工资项目

  

(一)操作方法和操作技能

定义工资项目的名称、类型、长度、增减项,可根据需要自由设置工资项目。多类别工资管理时,关闭工资类别后,可以设置所有的工资项目。当打开某一工资类别后,可以根据某一类别的人员需要对已经设置的工资项目进行选择。并将工资项目移动到合适的位置。注意事项:(1)项目名称必须唯一。(2)工资项目一经使用,数据类型不允许修改。(3)没有选择的工资项目不允许在计算公式中出现。(4)不能删除已输入数据的工资项目和已设置计算公式的工资项目。

(二)常见问题及解决方法

具体操作时,设置某个工资项目有时会出现输入失败的问题。原因是工资项目名称不能重复设置。系统提供若干常用工资项目供参考,可选择输入。对于参照中未提供的工资项目,可以双击“工资项目名称”一栏直接输入,或先从“名称参照”中选择一个项目,然后单击“重命名”按钮将其修改为需要的项目。另外,设置工资项目时,必须关闭工资类别。

  

三、如何设置计算公式

  

(一)操作方法和操作技能

定义工资项目的计算公式是指对工资核算生成的结果设置计算公式。设置计算公式可以直观表达工资项目的实际运算过程,灵活地进行工资计算处理。定义计算公式要符合逻辑,系统将对公式进行合法性检查。注意事项:(1)在定义公式时,可以使用函数公式向导输入、函数参照输入、工资项目参照、部门参照和人员参照编辑输入该工资项目的计算公式。其中函数公式向导只支持系统提供的函数。(2)工资项目中没有的项目不允许在公式中出现。(3)公式中可引用已设置公式的项目,相同的工资项目可以重复定义公式,多次计算,以最后的运行结果为准。(4)定义公式时要注意先后顺序,先得到的数据应先设置公式。应发合计、扣款合计和实发合计公式不用设置。应发合计、扣款合计和实发合计公式应是公式定义框的最后3个公式,且实发合计的公式要在应发合计和扣款合计公式之后。

(二)常见问题及解决方法

具体操作时,常常会出现工资核算结果数据错误的问题。对此可以根据以下方面进行检查并修改:(1)定义计算公式有误;(2)定义计算公式项目有误;(3)定义计算公式不符合逻辑;(4)定义公式时要注意先后顺序。

  

四、如何分摊工资费用

  

(一)操作方法和操作技能

工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提,并制作自动转账凭证,传递到总账系统供登账处理之用。点击【业务处理】中的【工资分摊】功能菜单,即可进入该功能。工资分摊中能查询到无权限的部门工资数据,这里只受功能权限控制,不受数据权限控制。注意事项:(1)工资分摊应按分摊类型依次进行。(2)不同部门、相同人员类别在设置时,可以一次选择多个部门。

(二)常见问题及解决方法

具体操作时,分摊工资费用生成凭证的科目、金额有错误。原因是工资分摊设置有误。在设置时,首先查看现有的计提费用类型是否满足需要,如果不能满足需要,点击【工资分摊设置】按钮,进入设置窗口,可新增、修改、查看、删除类型名称和分摊比率;选择参与本次费用分摊计提的类型和参与核算的部门;选择计提费用的月份和计提分配方式;选择是否费用分摊明细到工资项目;确认即可。

  

五、如何进行月末处理

  

(一)操作方法和操作技能

月末处理是将当月数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。由于在工资项目中,有的项目是变动的,即每月的数据均不相同,在每月工资处理时,均需将其数据清为0,而后输入当月的数据,此类项目即为清零项目。可在系统【业务处理】菜单点击【月末处理】,即进入该功能。注意事项:(1)月末结转只有在会计年度的1月至11月进行。(2)若要处理多个工资类别,则应打开工资类别,分别进行月末结算。(3)若本月工资数据未汇总,系统将不允许进行月末结转。(4)进行月末处理后,当月数据将不再允许变动。(5)月末结账后,选择的需清零的工资项目系统将予以保存,不用每月再重新选择。(6)月末处理功能只有账套主管才能执行。

(二)常见问题及解决方法

具体操作时,该企业为处理多个工资类别,有时月末处理会出现不能执行的问题。原因可能是没有打开某一个工资类别。应打开某一个工资类别,分别进行月末结算。若先打开正式人员的工资类别,进行月末结算;正式人员月末处理完毕后,关闭正式人员工资类别;再打开临时人员的工资类别,进行月末结算。

六、如何进行反结账

  

(一)操作方法和操作技能

在薪资管理系统结账后,发现还有一些业务或其他事项需要在已结账月进行账务处理,此时需要使用反结账功能,取消已结账标记。操作步骤:选择【业务处理】菜单中【反结账】菜单项,屏幕显示反结账界面;选择要反结账的工资类别,确认即可。本功能只能由账套主管执行。有下列情况之一,不允许反结账:(1)总账系统已结账。(2)成本管理系统上月已结账。(3)汇总工资类别的会计月份=反结账会计月,且包括需反结账的工资类别。

(二)常见问题及解决方法

系统结账后,发现某些业务需要进行修改。解决方法:取消结账,使用反结账功能。如果本月工资分摊、计提凭证传输到总账系统,如果总账系统已制单并记账,需做红字冲销凭证后,才能反结账;如果总账系统未做任何操作,只需删除此凭证即可。如果凭证已经由出纳或主管签字,则需取消出纳签字或主管签字,并删除该张凭证后,才能反结账。

  

七、如何进行工资类别汇总

  

(一)操作方法和操作技能

在多个工资类别中,以部门编号、人员编号、人员姓名为标准,将此3项内容相同人员的工资数据作合计。例如需统计所有工资类别本月发放工资的合计数,或某个工资类别所有发放次数的合计数,或某些工资类别中的人员工资都由一个银行代发,希望生成一套完整的工资数据传到银行,则可使用此项功能。注意事项:(1)必须在关闭所有工资类别时才可用。(2)所选工资类别中必须有汇总月份的工资数据。(3)如为第一次进行工资类别汇总,需在汇总工资类别中设置工资项目计算公式。如每次汇总的工资类别一致,则公式不需重新设置。如与上一次所选择的工资类别不一致,则需重新设置计算公式。(4)汇总工资类别不能进行月末结算和年末结算。

(二)常见问题及解决方法

在薪资管理系统中,各工资类别间的汇总是将部门编码、人员编号、人员姓名3项相同的人员的工资数据汇总到工资汇总类别中,如在汇总前的系统检查中发现如下3种情况,系统不予汇总:(1)人员编号相同,但人员姓名不同的情况;(2)人员编号和姓名相同,但部门不同的情况;(3)人员不同但银行账号相同的情况。解决方法:(1)新建一工资类别,部门选择包含全部部门。(2)利用人员信息复制功能,将需汇总的工资类别中的人员分别复制到新建工资类别中,如上述3种情况,系统给予具体的提示。(万方数据)


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