成都的管理内容与方法5.1文件发送与接收5.1.1集团各部门、各下属公司下发、上报的各类审批事务（包括发文、收文、通知、公告、会议通知、简报、信息、合同会审、信息系统用户权限申请及密码重置等）原则上统一采用系统（OA）发送，发出的事务审批必须符合相关规定，电子文档上传附件上限不得超过3M。特殊情况下打印成纸质文件报相关集团领导、各职能中心（办）或集团下属公司领导批准。5.1.2集团的正式文件事务，应使用的公文处理流程进行起草、审核、签发，然后统一由总裁办编号、发布或做及时修订，并根据实际需要打印若干份存档和上报。5.1.3电子公文应做好登记，并保存归档好起草、审核、签发人签名的审批表。5.1.4使用协同OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。5.1.5集团各职能中心（办）、各下属公司应按照各审批事务建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统文件的管理工作。5.1.6密级文件应直接指定到相关人员，应明确指定密集便于浏览人员注意保密；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批流程按集团公司有关办法执行。5.1.7知识中心内容组织、审核和发布由各职能中心（办）和各项目公司栏目版主负责。5.1.8每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。5.1.9协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过2个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。5.1.10每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。5.2用户注册和注销5.2.1管理根据用户开通申请，对用户进行的新增、变更和注销操作。5.2.2OA系统管理员提供新增用户账号和初始密码，OA用户领取账号和密码信息后，在首次登录，要求更改登录密码，防止密码信息泄露，详细密码规则参见《XX集团用户密码管理细则》。5.2.2集团各职能中心（办）、各下属公司应对用户的新增、变更和注销建议统一管理，由专人负责申请、变更和注销事项。5.3表单5.3.1流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。5.3.2新增加表单流程，由各部门OA关键用户提出申请，按申请流程进行审批（含信息管理部评估和审批）后，OA系统管理员负责执行。5.3.3OA系统管理员在系统中增加新表单，增加后发送至发起人，由发起人查看OA系统中的表单流程确定无误，进行签字确认，流程结束。5.3.4修改现有表单及流程，由各部门OA关键用户提出申请，需求写明需修改的表单名，及修改内容，发起按申请流程进行审批（含信息管理部评估和审批）后，OA系统管理员在系统中修改表单，发送至发起人，由发起人查看成都名易OA系统中的表单流程确定无误，进行签字确认，流程结束。5.3.5用户新建流程并提交后应点击已办事宜，以确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。5.4数据备份5.4.1根据系统备份计划，运行数据备份机制，详细备份策略执行参邮XX集团IT备份管理规定。5.5文档归档、查询和共享5.5．1各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。5.5．2工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。5.5．3公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。5.5．4各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档的调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询的权限。公共文档的具体分类和使用对象见附件2:《OA平台公共文档权限分配表》。6.安全保密6.1按照公司《公司网络管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、PPlive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。6.2OA系统的所有用户，不得利用协同OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。6.3OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。6.4未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。7.网络维护为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；7.1公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；7.2禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等； 7.3未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；7.4不得对网络运行进行人为设限。8.考核为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。8.1OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。8.2对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。8.3对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。8.4对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。9.应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。9.1对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。9.2公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。9.3OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。10.附则10.1为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。10.2本制度未尽事宜按公司有关规定执行。
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