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OA系统渐渐成为中小企业们在信息化建设中所追棒的新贵

我国的OA从上个世纪80年代发展到现在,已经历了相当长一段时间的沉淀与积累。随着知识经济时代的到来,不再是高端企业的专属,它也渐渐成为中小企业们在信息化建设中所追棒的新贵。中小企业是中国最庞大的市场,这意味着中小化建设的成败与否关系到整个OA系统市场的兴衰,同样中小企业们所选的OA系统好坏与否也将关系到企业整个信息建设的成败。   【土豆科技】作为一家专业的OA厂商,经常会被各企业领导问及一个问题:现在市面上的OA到底哪家比较好,我们企业到底需要安装什么样的OA系统呢?带着这个问题,笔者与【土豆科技】及多家知名厂商做了深入的交流,发现【土豆科技】就是中小企业的优秀服务商代表之一,他们的系统实施成功率几乎为百分百,就现阶段市场上系统实施的总体水平对比来看,如此高的成功率确实堪称奇迹。【土豆科技】是怎么做到的呢?笔者把与他们交流的所得总结成如下几点,让【土豆科技】的成功经验能帮助更多中小型企业摆脱OA系统难选型的困惑,在信息化建设之路上跨出漂亮的一步。   中小企业首先要了解自身的需求特点: 1、中小企业需求变化多,差异大,模块功能须可由用户自由修改设计维护 2、中小企业通常电脑数量少,用户数少,所以不需要特别高端的数据库,而以使用为主; 3、中小企业工作流简单,所以不需要特别复杂的功能,而以实用为主; 4、中小企业IT人才缺乏,所以需要产品的易用性和维护性俱佳; 5、中小企业资金有限,所以需要产品的价格相对低廉。从以上情况分析,我们可以得出OA系统选型的基本准则。   一、开发语言。企业在选择技术大平台前提之下必须根据企业实际情况,考虑企业多样化、个性化的需求构建与企业相适合,建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办管理环境,就开发语言来讲,目前微软的.net技术,各项功能是最为强大的。   二、系统数据库。微软的SQL2000是目前运行速度最快的数据库系统,并且用户权限设置简单、有效,具有非常出色的逼近高端数据库的性能,成本也较低,跟中小企业的要求很匹配。   三、就技术结构而言,BS(浏览器服务器结构)比CS(客户服务器)实用好用。   四、至于主要功能模块的选择则可参照以下标准:   1、系统首页。功能显示可自定义,如把需要的功能显示在首页左面的功能树中,隐藏不使用的模块;桌面显示可定义,如定义桌面显示信息,如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档,我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等;快捷方式定义:定义常用的功能在桌面右上角,如写邮件、写日程、写日志等。   2、流程审批   流程发起:选择相应工作表单(如费用申请、采购申请、请示报告等),填写相应栏目或正文内容,即可提交给下一个审批(办理)环节,也可保存至草稿。   审批办理:系统首页或在我的待办文件夹中显示所有需要当前用户办理(或被授权办理)的工作,打开即可在指定的位置签写审批办理意见,也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有:输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。可以退回上一环节,或直接退回到发起人。可以直接将待审批工作置为办结,且将办结信息通知所有经办人。如果当前环节不是最后环节,提交即自动流转至下一环节。如果当前环节是最后环节,而实际情况还需要继续流转,可在工作流程中添加后续环节,并继续提交。   监控催办:所有当前用户已办理的工作自动存档在我的已办文件夹中,可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节,可对当前的工作办理人发送催办信息。   流程调度:如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作,可以将该项工作调度给其他人办理。   办结查询:用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。   统计分析:系统可自动对同类表单按时间段进行统计,被统计的内容限于数字信息(如费用申请、报销单等),既可统计已经办结的,也可统计办理中的。   3、行政综合   3.1、公告管理   在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等,公告审核最多支持三级审核。公告可以限制部分人可以查看,同时支持图片标题。点击公告标题,可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。   3.2、调查投票   通过设定主题,可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围,每人只能投票一次,支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。   3.3、员工评选   评选典型(如优秀)员工,可限制每个评选人的最多投票数,自动按结果排序。   3.4、重要提醒   针对某些重要事件,可以设置系统自动提醒,即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人,提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。   3.5、外出登记   登记当前员工的外出情况:外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等,便于及时了解员工外出动向。   4、电子邮件   电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段,满足系统最基本的通信需求。电子邮件模块,可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用,也可内部独立使用,实现内部邮件与外部邮件的无缝结合,提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件,或监控某些帐号的外发邮件内容。   5、文档中心   文件分类:可以根据企业的管理要求,建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。   文件上传:可以单个文件上传,也支持批量文件硬盘拷贝,方便企业原始海量文件的上传。   文件查阅:用户可以根据权限阅读或下载相关文件。   6、手机短信   短信发送、接收及管理,支持群发,同时可与内部管理功能结合,自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。   7、个人办公   7.1、个人日程:个人日程的安排、备忘,可设置手机短信自动提醒。   7.2、:个人日志,日志可以共享给本部门、上级、或者全体用户。   7.3、个人通讯录:员工的个人通讯录信息,可以导入到企业邮件系统中。   7.4、个人设置:个人基本信息设置,签名样式上传管理,登录密码修改,流程审批及日程安排的授权。   7.5、个人文件夹:建立个人文档中心,可以建立文档类别,支持同时多文件上传,支持文件在文件夹之间的移动。   8、   知识整理:按类别整理企业相关知识,提交审核。   知识审核:审核提交的知识草稿,验证知识的准确性和有效性。   知识查阅:阅读知识,对知识进行点评。   9、会议管理   包括会议室管理会议安排、会议查询、人员查询和会议室查询、会议提案、会议纪要等功能。用户可通过系统提供的功能,适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理,查看会议情况,如出席情况、会议纪要等等。   10、用品管理   用品采购:用品管理人员进行采购登记,可以为各种设定库存报警值,方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询,有利于保证办公用品的正常库存。   领用管理:对需要办公用品的用户进行领用登记,自动完成库存扣减。   查询统计:可通过部门、时间段、类别等不同途径进行相应的统计查询。   11、具备办公过程中有可能用到的一些信息查询工具,如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。   12、在线工具IM功能   具备一个可选装的客户端的在线工具IM,支持在线一对一交流或多人同时交流,支持点对点传输文件,支持一对一语音通话及视频交流。IM可自动读取OA数据库中的最新信息并进行及时提醒,如:待办工作,新邮件等。用户无需登陆OA就能及时了解OA系统中需要处理的最新工作信息。   13、后台管理   组织管理:设置企业部门、职务、角色、群组、群组权限。   帐号管理:分配及管理用户登录帐号、密码、角色、所属群组、登陆IP限制等。   表单定义:设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容;支持多页表单;表单可访问权限可设;支持嵌入脚本文件。   流程定义:给工作表单设定默认办理环节,图形化定义。每个流程环节的办理人可以指定具体的人,可以是角色或职务,也可以为空由提交人选择;多个办理人的流程环节可选择是否会签;支持多向流程,流转方向可以设成按条件自动选择或由提交人选择;每个流程环节都分配对工作表单的操作权限,如修改指定字段、在指定区域签写意见、正文的笔迹留痕、修订、成文权限等。   功能管理:根据实际需要屏蔽不使用的功能模块,增加用户自己开发的功能链接。   五、技术支持与服务   OA系统购置后,从实施到培训再到管理,会涉及到方方面面的问题。这时用户就需要厂商提供一个有力的技术服务队伍来做后期维护,从始至终都能保证系统正常运行。   总体来说,中小企业选择既不能求大、求全,又不能随便、凑合,必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件,只有这样才能让OA软件在自己的企业内发挥最大的功效,给企业带来最大的回报。


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