名易软件OA协同之企业资源管理

车辆管理

对集团车辆资源使用情况进行管理。通过系统管理员可登记、修改车辆信息，改变车辆使用状态，记录车辆维护信息，查询各部门、各时间段的用车情况，审批用车申请等。主要功能需求： 车辆信息管理，支持对车辆型号、车牌号码、维修记录、司机姓名、电话等信息的记录和修改。
• 支持车辆使用的工作流，包括用车申请、用车审批、车辆归还等相关信息的记录和流程的审批。
• 部门主管可审批用车申请，审批的最终结果将以电子邮件形式返回给申请人和相关人员。
• 支持对车辆使用状态的设置，如空闲、占用、维修等，以及当前占用者等信息的查询。
• 各部门通过该系统可查询到现有的车辆状态，进行用车申请并可查询用车记录。
• 支持对用车历史信息的维护，能够查阅某一车辆所有的使用人记录、使用时间段等，便于跟踪管理。
• 会议室管理
  • 通过该平台对会议室的基本信息进行管理。行政办公人员在开会前可以查看会议室大概能够容纳的人数，是否有投影仪，是否已经被人占用等信息。可以在该平台中预定会议室设置会议时间、参与人数、是否需要茶水等相关参数，并能够自动提醒会议室是否已经被预定，人数是否超过会议室容量等。主要功能需求： 支持对会议室相关信息的管理，如会议室数量，每个会议室位置、容纳的人数等。
    • 支持会议室的预定功能，能够设置会议时间、参与人数、是否需要茶水等相关参数，并能够自动提醒会议室是否已经被预定，人数是否超过会议室容量等。
    • 会议室使用状况的图形化展示，能够察看所有会议室预定以及使用的时间段安排，便于操作人员预定会议室。
    • 印章管理
      • 通过该平台管理公司公章使用情况，包括印章申请、审批、归还等的相关信息的记录和流程的审批。另外可以查阅某一印章所有使用者记录、使用时间段等、便于跟踪。主要功能需求： 印章信息管理，支持对印章名称、用途、使用者权限等的记录和修改。
        • 管理公司公章使用情况，包括印章申请、审批、归还等的相关信息的记录和流程的审批。
        • 支持对印章使用状态、当前占用者等信息的查询。
        • 支持对印章使用历史信息的管理，能够查阅某一印章所有使用者记录、使用时间段等、便于跟踪。
        • 管理
          • 管理办公用品的购买、领用、分发等信息，通过该平台能够查阅相关物品的购买、领用、分发的历史记录。完成办公用品利用申请审批流程。主要功能需求： 支持办公用品的申请、批复等事务处理流程和相关操作。
            • 支持对办公用品的购买、领用、分发等信息的管理，能够查阅相关物品的购买、领用、分发的历史记录。
            • 能够支持对调离员工的办公用品清理后的信息录入功能。
            • 能够统计和查询各类办公用品的剩余信息。
            • • 对合同模板、合同基本信息、合同变更及执行情况进行管理。主要功能需求： 支持合同模板的管理 分类管理合同模板。
                • 按照合同类别和合同模板类型不同定义不同的合同模板。
                • 预先定义一些合同的信息，在创建合同时，自动填写这些信息。
                • 系统支持对合同模板的维护
                • 1. 系统支持合同的建立和维护 支持在系统中创建及修改合同。
                  2. 能够支持维护合同条款，如付款方式，付款条款，帐单周期，自动续签，提前期等。
                  3. 显示和维护合同的费用信息，如产品小计，服务小计，总价以及其它合同费用等。
                  4. 创建、修改和删除合同明细项。
                  5. 1. 系统支持对合同执行情况的跟踪，根据合同的具体情况，支持用户创建一个活动计划给合同，在活动计划中为合同定义一系列的活动。
                     2. 外部资源管理
                        • 利用该平台管理集团除客户关系以外的其他关系，如与政府机构、商务合作伙伴、外部专家、社会团体等对外关系的管理。主要功能需求： 应对外部专家机构实行合理的分类；
                          • 可实现便捷的按各个分类属性的查询；
                          • 针对每一专家机构应记录其详细的属性信息（如地址、联系方式、简介、关系维护责任部门等）、各次联系与交流的记载与评价；
                          • 在浏览权限管理上能就某些具有共享价值的信息设置共享，机密性信息保持保密；
                          • 关于专家机构的上传文档，也应该能够被员工浏览和搜索到等。

                          • 4.2.4.2.会议管理

                            会议管理主要提供集团公司级和部门级会议的管理功能。通过该系统，会议管理者能够书写会议内容，包括会议主持人、主题、时间、地点、与会人员，发起人能够选择给所有与会人员发送邮件或者短信息的方式通知开会，会议结束后，所有与会人员都能够填写会议的总结和纪要。会议通知起草人能够通过系统查看领导的日程安排状态，也能够查看投影仪等资源的借用情况，从而更有效地安排会议。会议管理员可对所有会议进行归类设置以便查看。主要功能需求： 支持自定义各类会议的模版，能够将会议要素预制到各类会议模版中，便于会议发起人提高效率，和相关要素填写的规范性。

                            支持会议的发起功能，能够填写或导入会议相关要素，包括会议名称、会议目的、开始及结束时间、地点、主持人、参与人、会议议程、上会材料等。

                            支持通过工作流的方式进行参加会议人员名单确定，安排会议室预订，处理重要的与会人员的时间冲突等。

                            一旦选定参加人员，系统自动发出邮件通知，在用户的待办事宜和邮件中显示开会通知，包括会议的时间、地点、参与人、需要准备的材料等信息。必要时可设置通过发送短信通知选定的人员，并且可要求参加人员在收到通知后填写回执。

                            会议资料处理，管理会议议程、纪要、文件等会议相关资料的准备、编制、审批、发放等。支持会议纪要的录入和会议相关资料的上传。

                            支持会议任务的分派，能够在系统中录入会议中形成的任务安排，并将相关任务分派给指定的责任人。

                            具有任务提醒功能，能够设定时间提醒责任人汇报任务进度，跟踪任务完成情况。

                            支持多维度的查询功能，能够对会议、会议纪要、会议相关资料、会议任务等从多个维度进行查询。

                            支持对会议个数、会议时间、会议任务完成情况的统计分析，能够图形化展示企业特定时间内的会议个数、某类会议所耗费的时间、某职员任务完成的比例等统计分析结果。

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