协同OA通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台，使各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的，提高了信息交流的效率和共享程度，相对传统的工作方式，大大提高了办公效率，减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。

　　1.节省工作成本，利于文件传阅管理

　　与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过协同处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在协同OA办公系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题;而且，电子文件在协同OA办公系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。

　　2.方便检索查阅，促进信息共享

　　协同OA办公系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通过协同OA办公系统及时了解全院的最新信息，有利于部门之间的沟通与合作。协同OA办公系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。

　　3.增强监控能力，提高行政管理水平

　　协同OA办公系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在协同OA办公系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

　　4.提高工作效率，打造优秀团队意识

　　协同OA办公系统的信息传递、日程安排等功能模块，极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，打造了凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块，更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动，员工之间互相取长补短，共同学习，共同进步，促进了业务水平的提高，增强了团队合作精神。

　　5.实现自动办公，构建科学管理模式

　　协同OA办公系统的使用，全面推进了，借助先进计算机和网络信息技术，实现了高效、安全、规范地处理办公室内的事业性业务，大幅度提高工作效率和服务质量。同时，为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务，为科学决策提供了参考依据，从而构建一套科学的管理模式。

　　由于中小企业资金有限，对协同认识不全面，很多者对协同OA系统一直处在观望的状态，加上现在市面上的协同OA系统鱼龙混杂，严重打击了中小企业购买协同OA系统的信心。

　　中小企业多样化的行业性质和产品结构以及不稳定的业务流程，导致协同OA系统操作起来存在较大的难度。但是随着协同OA系统技术和理念的日趋成熟，实施成功率近乎于百分百。一套完备的协同OA系统能为中小企业带来很多的好处。

　　一、功能全面，提高工作效率

　　协同OA系统涵盖各种各样全方位、立体式的协同管理功能，例如各类公告、信息发布，文件交换和公布、人力资源管理，办公用品管理等等。它实现了多人、多部门、跨地域的协同办公模式，能够更及时、更方便传递信息，大大提高中小企业整体的工作效率。

　　二、降低日常运营成本

　　购买一套协同OA系统费用虽然高达几万，但其使用时间却能达到数十年，使用协同OA系统后，只要1-3人进行电脑操作就能完成过去需要十几人的部分行政工作，大大减少了企业的人力成本。而且协同OA属于无纸化办公，实现线上交流，可以减少企业对办公纸张、笔墨的采购费用，以及差旅和电话费用。

　　三、搭建知识平台

　　企业可以通过协同OA系统将各项资料和文件进行整理和归类。其强大的条件检索功能让员工快速便捷地查找文件资料，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题。而且通过资料文件的共享，能够帮助员工更好的完成工作，搭建一个企业内部的信息和知识平台。

　　四、为构建信息化提供良好基础

　　随着企业的规模不停扩张，员工越来越多，工作越分越细，使得企业对信息化的依赖程度也日益提高。协同OA系统非常适合中小企业作为信息化的入门级应用。因为其简单、易用、部署快、效果明显等特点，能够为中小企业提供很好的业务系统基础应用和开发框架。

　　随着企业改革和发展的不断深化，业务问题日益复杂，日常工作处理的信息量日渐增加，我们将面临更多的发展机遇和更加严峻的挑战。通过应用协同OA系统，中小企业可以全面实现办公业务自动化，为市场提供科学、准确、及时、高效的服务，为科学发展提供强有力保障。