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OA软件是不是协同三块试金石辨真伪

        谈到今年的管理软件市场,协同软件无疑算得上是一个热点。这一点从IBM推出Workplace、Microsoft收购Groove软件,以及国内的浪潮、用友纷纷宣布推出协同软件产品可见一斑。有人做过一个粗略的统计,号称国内能提供协同软件的厂商竟然有500家之多。泥沙俱下,难免鱼目混珠。这其中不乏原本只是提供工作流引擎或者只是提供OA软件的厂商,看到协同软件非常时髦,就挂上协同软件的招牌。那么究竟哪些是真正的协同软件,哪些是冒牌的OA,我们该如何区分?

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        将协同软件与OA软件混淆很大程度上源于这两者之间的割舍不断的联系。因为从某种程度上说,协同软件是在“群件”的基础上发展起来的,后者是国内OA系统的基础。然而,尽管协同软件与OA软件都与“群件”有着千丝万缕的联系,但这两者有着本质区别。比如,虽然以IBM的Lotus/Notes为代表的群件被大家公认为协同软件的鼻祖,但IBM后来推出的Workplace以及被Microsoft收购的Groove才更符合协同软件的基本特征。以Workplace、Groove以及点击科技的GK-Star为代表的协同软件具有以下的三个基础功能:

        1.协同软件是知识中心和应用支持平台。管理是基于人的管理和以人为本的管理,就是说一定要以人为中心去重新组织各种应用、各种数据、各种信息。从某种程度上说,协同软件就象给每个人安排的超级秘书,或者说像一个随身的办公室,在办公室里面打开这个电脑可以处理的事情,回到家里,或者到了客户那儿打开这台电脑都可以处理。只要电脑打开,整个办公室里面要做的所有的事情,都能够随身带过来,随身做。而且,这个平台还能与那些已经在用的,比如说人事管理系统、ERP系统配合使用。并在此平台之上,还要能开发各种协同化的应用,也就是具备协同特征的各类应用。否则,一旦离开了办公室,先前的工作模式、工作方法、工作的体验跟在办公室里不一样的话,那样的协同是不能够真正做到位的。

        2.协同软件是管理和协作的平台。协同软件在满足了沟通这个最基本的功能之后,下一个功能要求是能够实现团队协作,比如,项目管理、流程管理、事务管理,等等。为此,就必须能实现一种通用的管理平台,这样我们才能做到随需应变,动态适应,实现柔性管理。通用管理平台怎么去做?其中的困难不仅体现在技术上,也体现在管理上。点击科技提出了一种“基于团队的管理模型”,包括部门管理、项目管理、职能管理、流程管理等等,大部分都可以分解为基于团队的管理。通过这个模型去对团队的目标、人员、信息和流程进行分析和管理,就能够实现动态应变的效果。

        2.协同软件首先是一个沟通平台。协同从沟通开始,在企业管理过程中,沟通是管理的精髓,是管理的灵魂。但是有效的沟通并不是简单的事情,简单的信息传达或者说通信并不能做到这一点。要实现有效的沟通,远远比单纯的通信要复杂得多。这种复杂性体现在保证沟通的时效性、完整性,保证沟通的效率,要面向管理、面向具体的目标实现有组织的沟通,因为只有这样的沟通才能够实现最后所达到协同的目的。这是协同软件要解决的头一个问题。

        协同软件要实现上述的功能,就必需满足以下几个要求,也就是协同的基本特征:第一,协同软件要支持完全的移动性,实现可以利用目前可以使用的一切网络资源,做到随时随地的应用,满足使用者走出办公室这样的一个效果和目标;第二,这个系统必须能实现一种跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性,实现相互独立的不同应用系统可以自然融合,这是靠Web Service和反转C/S体系实现的;第三,必须实现一种动态适应的能力,要实现一种属于柔性管理的能力,要能够实现一种跟刚性管理相结合的能力。最后,协同软件因为要具备上述三个特征,所以相比ERP、CRM、OA等,会更加强调它的安全性、可管理性和系统可扩性。

        这四点就是协同软件和传统的OA和传统的管理软件最大的区别。

        


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