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某国有独资的大型投资控股和资本运营公司投资OA软件

应用单位:某国有独资的大型投资控股和资本运营公司投资OA软件     近年来,随着市场开放性不断加强以及国企改制的不断推进,国企管理体制不断改革深入,为了适应新形势发展的要求,国企信息化也被多数机构提上日程:如何把企业的日常管理与信息化建设有机结合起来,全面、有利地推动无纸化办公工作开展,如何通过信息化系统实现各类信息的电子化传递、共享和文档审批,取消传真、纸质邮递报送信息……等等一系列的问题,不断敲击着政府各类组织机构的神经。国有意识不断得以加强。   2007年11月,该单位完成了整合重组。重组后,公文、会议纪要发文、签报、会议申请等行政管理制度、规范如何实现落地,如何更好地进行,如何保证各类知识信息的有效传递、共享,如何对资产进行统一、有效的管理、如何更好地进行项目管理、促进项目协作,等等问题摆在了集团管理层的面前。正是在这种需求内驱的影响下,该集团高层决定建设集团协同OA管理平台。   协同投资应用分享   该集团投资OA软件平台采用单点登陆方式,通过安全、稳定、可控的网络技术,在协同平台上实现了集团与成员企业的信息交互,建立起了高质量、高效率的信息网络,为领导决策和办公提供服务,实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理透视。平台主要功能和应用包括:   信息门户:各类通知、新闻以及下发的各类文件、代办事宜、协作等等都可以在特定门户上得以呈现,实现信息及时地上传下达、有序流转;而企业业务、财务情况也以图示、报表的方式呈现在各级管理者的个人门户上,为其决策提供依据。   :主要实现各级各类公文的发文、签报、套红、传阅、归档、共享等。包含功能模块有:党委签报、董事会签报、行政签报(法律类)、行政签报(工作类)、党委发文、党委会议纪要发文、董事会会议纪要发文、办文、行政发文、行政会议纪要发文等。通过合理的公文管理方式,极大改善了传统的公文传阅困难、归档困难、调阅手续繁杂不变等状况,实现了公文的规范化执行问题。   :集合该集团自身业务需求,建立起知识库,实现了科学的知识管理。打破知识和信息在分散于各个部门、各个人员之间的角色的状况,知识和信息在协同OA平台上有序流转,实现知识共享、利用和创新、再积累。   档案管理:设立电子档案库,规范统一档案管理。通过投资OA软件流转结束的公文接收进入档案管理系统进行电子归档。便于管理和查询。   会议管理:在协同OA平台上进行会议申请、会议室登记预定,查看之前的会议安排、会议总结等等。可以实时查看会议室报表,彻底解决开会之前四处找会议室的状况。   为构建集团公司(可扩展子公司)统一行政办公平台,顺利推进集团公司、公文交换无纸化、管理决策支持网络化、服务电子化,实现整个集团资源信息共享、高效协同办公。该集团为OA项目配备了一流的项目团队,并以领导小组成员牵头和协调双方合作,并确立了各项工作的具体负责人,从根本上保证了项目的顺利实施。   在本次实施过程中,集团董事会等高层管理成员参与项目实施讨论,提出了很多宝贵的意见和经验,对流程的梳理和最终定型给予了决定性的支持,也给了全体项目人员非常大的信心和鼓励;同时集团领导在繁忙的工作之余经常亲临实施一线,与实施团队一起探讨并设置集团流程、梳理知识文档结构、把握需求、设计门户风格和样式,为整个OA系统的实施推进起到了关键作用。   该集团OA系统从安装调试、需求调研、实施方案确认到系统实施设置、系统培训再到,整个项目团队进行了严格的计划、目标控制。从而保证了项目的顺利推进。上线试运行阶段,经过泛微公司全面、细致、认真的应用培训,在项目领导小组,尤其是集团董事会成员领导的亲自带头示范下,公司全员应用热情高涨,完成了向无纸化办公的顺利过渡。   协同OA应用成果分析   无纸化办公带来的成本节约:该集团协同OA系统自2009年5月运行至今,大大节约了日常办公成本,在纸张使用、以及传真机、打印机折旧等方面较传统办公方式优势明显;并且大大减少了传真、电话、快递等传统信息流转和文件流转所产生的递送费用。   网络流转和协同应用带来效率提升:由于各类信息在协同平台上得以快速、有序的流转,大大提升了各项事务的处理效率。以费用报销为例,传统办公环境下,费用报销要先填写费用报销单,递交上级、上级的上级、财务部门逐级审批,审批过程中的每个环节都可能被退回,整个流程就要重新来过。这样一来,员工在单次报销过程中可能需要做2-3次的工作,并且还要在各个领导、财务室来来回回的跑,处理效率低下。在协同办公平台上,第一点,报销单的填写得到了规范,必需字段没有填写或格式错误无法提升,大大提高了报销单据的质量、降低了退回率。另一个,提交、审批很方便,点点鼠标不到一秒钟就可以解决以往10分钟甚至数小时才能办妥的事情。在协同平台上,员工知道他的申请会在第一时间被看到和处理,他需要做的就是等待反馈,并且他知道最晚什么时间他能够得到反馈,也不会因此而分心,做事专心、专注,也使得企业整体效率得以提升。   知识管理、协同办公、管理透视带来员工满意:在平台上,各类知识得以共享和传承,每个员工都可以按照自己的需求自由搜索各类文档,也可以向文档的所有者订阅没有查看权限的文档,可以就工作中的问题对相关人员发起协作,也可以对知识进行在加工、创新,形成新的知识来共享,以获得个人知识、能力的提升,并且被同事、上级认可,获得个人价值感。与此同时,管理也能够及时地洞察员工的日常工作进度和工作成效,进而调整各岗位的工作负荷,实现适时、合理的岗位变动,促进员工满意。


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