施工方、业主方和项目参与其他各方都有各自的信息管理任务,为充分利用和发挥信息资源的价值、提高信息管理的效率以及实现有序的和科学的信息管理,各方都应编制各自的信息管理手册,以规范信息管理工作。信息管理手册描述和定义信息管理的任务、执行者(部门)、每项信息管理任务执行的时间和其工作成果等,它的主要内容包括:
(1)确定信息管理的任务(信息管理任务目录);
(2)确定信息管理的任务分工表和管理职能分工表;
(3)确定信息的分类;
(4)确定信息的编码体系和编码;
(5)绘制信息输入输出模型(反映每一项信息处理过程的信息的提供者、信息的整理加工者、信息整理加工的要求和内容以及经整理加工后的信息传递给信息的接受者,并用框图的形式表示);
(6)绘制各项信息管理工作的工作流程图(如信息管理手册编制和修订的工作流程,为形成各类报表和报告,收集信息、审核信息、录入信息、加工信息、信息传输和发布的工作流程,以及工程的工作流程等);
(7)绘制信息处理的流程图(如施工安全管理信息、施工成本控制信息、施工进度信息、施工质量信息、合同管理信息等的信息处理的流程);
(8)确定信息处理的工作平台(如以局域网作为信息处理的工作平台,或用门户网站作为信息处理的工作平台等)及明确其使用规定;
(9)确定各种报表和报告的格式,以及报告周期;
(10)确定项目进展的月度报告、季度报告、年度报告和工程总报告的内容及其编制原则和方法;
(11)确定工程档案管理制度;
(12)确定信息管理的保密制度,以及与信息管理有关的制度。
[例题]信息管理手册的主要内容,不包括()。
A.绘制信息处理流程图
B.确定信息管理的任务
C.信息处理平台的建立与运行维护
D.确定工程档案管理制度
[答案]C
[解析]C选项是信息管理部门的主要职责,不属于信息管理手册的主要内容。
三、信息管理部门的主要任务是什么? 项目管理班子中各个工作部门的管理工作都与信息处理有关,也都承担一定的信息管理任务,而信息管理部门是专门从事信息管理的工作部门,其主要工作任务是:
(1)负责主持编制信息管理手册,在项目实施过程中进行信息管理手册的必要的修改和补充,并检查和督促其执行;
(2)负责协调和组织项目管理班子中各个工作部门的信息处理工作;
(3)负责信息处理工作平台的建立和运行维护;
(4)与其他工作部门协同组织收集信息、处理信息和形成各种反映项目进展和项目目标控制的报表和报告;
(5)负责工程档案管理等。
[例题]信息管理部门的工作任务主要包括()。
A、负责编制信息管理手册
B.负责信息处理工作平台的建立和运行维护
C.负责协调和组织项目管理班子中各工作部门的信息处理工作
D.负责工程档案管理
E.负责信息收集、处理和加工工作
[答案]A、B、C、D
[解析]E选项的正确表达为:与其他工作部门协同组织收集信息、处理信息和形成各种反映项目进展和项目目标控制的报表和报告。
四、信息技术在工程管理中的开发和应用的意义有哪些? (1)信息存储数字化和存储相对集中有利于项目信息的检索和查询,有利于数据和文件版本的统一,并有利于项目的文档管理;
(2)信息处理和变换的程序化有利于提高数据处理的准确性,并可提高数据处理的效率;
(3)信息传输的数字化和电子化可提高数据传输的抗干扰能力、使数据传输不受距离限制并可提高数据传输的保真度和保密性;
(4)信息获取便捷,信且透明度提高及信息流扁平化有利于项目参与方之间的信息交流和协同工作。
工程管理信息化有利于提高建设工程项目的经济效益和社会效益,以达到为项目建设增值的目的。
[例题]信息技术在工程管理中的开发和应用主要体现在()。
A.信息存储数字化和存储相对集中
B.信息处理和变换的程序化
C.信息传输的数字化和电子化
D.信息获取便捷
E.信息管理成本降低
[答案]A、B、C、D
[解析]E选项信息技术的使用不一定保证信息管理成本降低。
五、施工单位在建设工程档案管理中的职责主要有哪些? (1)实行技术负责人负责制,逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员,负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。
(2)建设工程实行施工总承包的,由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交,各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统,能够全面反映工程建设活动的全过程。
(3)可以按照施工合同的约定,接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。
(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕,再移交建设单位进行工程竣工验收。
(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求,但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存,保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的,可另行约定。
[例题]下列关于施工单位在工程档案管理中的职责的说法,正确的是()。
A.实行项目经理负责制
B.分包单位将工程档案直接移交建设单位
C.工程档案在工程竣工验收结束后移交
D.工程档案应不少于两套
[答案]D
[解析]工程档案管理实行技术负责人负责制,建设工程实行施工总承包的,由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。工程档案文件在竣工前将施工文件整理汇总完毕,再移交建设单位进行工程竣工验收。
责任编辑:向日葵
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