当前位置:首页>管理咨询>行政后勤概述 查询:
     
行政后勤概述

        一、行政工作演化史

        返回企业组织架构中,较为完善的,都少不了一个行政部门,然而在民营企业的现实管理中,这个部门又倍受其他部门和人员的非议,其原因是行政工作多是服务性的,而且工作成绩又没有明显的结果,在工作考核中又不能量化,一般容易被老板忽视,在有的公司甚至被老板认为是可有可无的,所以该部门的主管人员在目前来说,流失量比一般其他部门主管人员流失量要大得多。

        其实,行政部作为公司的一个幕僚部门,肩负整个公司的管理重任,不仅为公司正常的运转提供了服务平台,而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。同时也是一个结交三教九流、两道兼吃、磨练口才、修炼身心、通向社会的大熔炉。

        一般说来,企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务(研发、生产、销售等)之外的事务性工作剥离开来,使得企业的管理者能够集中精力做主营业务。随着企业的逐步发展和壮大,我们又从行政中分离出市场、财务、人力资源、客户服务等等专门机构。

        不断派生的专门机构因为其职能的单一性而显得愈发重要,在企业中的作用也更加明显,相形之下,作为“母体”的行政工作就日益显得没落,分出去的全部是相对重要的工作,留下来的纯粹是事务性工作。因此对于许多企业来说,行政工作似乎越来越没有重要性可言,在管理者眼中,行政平日里的工作就是东修西补、保洁保安、收发传真、前台接待等,工作虽不可或缺但也无关大局。

        这是对企业行政工作的偏见,真正意义上的企业行政全然不是这个样子。专门的行政管理部门,诸如办公室、总经理办公室、总务部、行政部等等虽担负着企业行政管理的组织实施、具体操作,但只是行政管理工作中的一个部分、一个环节,是整个行政管理系统中的一个小系统。

        二、对企业行政工作的认知

        行政在企业中是什么?行政是接待小姐,PA阿姨,办公文具,名片,飞机票,屏风,厕纸,咖啡,司机,快递的脏手,桌子底下小姐们的臭鞋还有……,行政到底是什么?目前,人们对企业行政的理解仍然比较模糊。大体上,人们对“行政”的认知有两种解释。

        第一种解释,也是最为中规中矩的解释就是“政令的执行”。对于“行政”最原始的理解是“权力”的概念,这在我国政府部门中得到很好的表现,例如我国关于政府公务员行政序列、行政职能、行政权力的交割等。又例如我们国家还专门成立了国家行政学院。其实“管理”这个词中把“理”字去掉,所有“管”的环节都有行政的概念在。因此,可以说行政无处不在。

        但是就目前企业的行政来讲,我们存在着认识上的误区,理解比较含混不清。那么,对一个企业来讲行政是不是就是权力的概念呢?其实,对于企业来讲“行政”是事务而非权力,它指的是事务性的工作。在企业做行政管理的人是一个直接参与事务性管理的人,主要的职能是管事,或者有一定的管理职务,透过人去管事。

        例如,凤凰卫视的老板刘长乐先生的名片上就印了“行政总裁刘长乐”,你认为这里的“行政”指的是权力还是事务呢?很显然是权力的代表。从组织结构上来看,在企业里事务性工作的最高职位是什么呢?可能谁也无法脱口而出,因为这个叫法极其混乱,也没有统一的标准。企业其他职能部门的叫法都比较统一,如“财务部”、“人力资源部”、“销售部”、“市场部”等都是特定职能部门的固定叫法,但只有行政这一块的叫法是五花八门的,有的企业叫“总裁办”,有的企业叫“办公室”,有的企业叫“行政人事部”,还有的企业叫“人事行政部”等。为什么有的是“人事”在前面,有的是“行政”在前面,这里面有什么区别吗?其实,说到底就是谁比谁厉害的问题。还有更有趣的叫“综合管理中心”、“不管部”等。

        【案例】有位老师,有一次在北京讲课,有个同学与他交换了一张名片,他发现这个同学的名片上面写着“不管部”,当时吓了一跳,就问那位同学:“为什么有这个部门呢?”那位同学笑了笑说:“我们这个叫法比较特殊,意思就是其他部门都不管的事归我们管,所以叫‘不管部’。”由此可见,在企业中人们对行政的理解很混乱,而且组织结构可大可小,有的企业小到在人事部下面的两个人负责行政事务,大到集团下设四大中心,其中一个中心就叫“行政管理中心”,这已经是很大的“行政”概念了,基本上已经跳跃出了事务性的工作,参与了权力性的工作。

        三、行政管理的内涵及特点

        广义的行政管理就是企业中除去基本的“研发”“生产”“销售”这些直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务;狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事管理”与“财务管理”工作独立出来所剩下的工作事务。这些剩下的事务又可以划分为两个方面:行政办公管理和后勤服务管理,我们将其统称为“行政后勤管理”。

        行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系,使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体;用合理的成本换来员工最高的积极性,以提高工作效率,完成公司目标发展任务。

        在企业发展、强大的过程中,行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比一支精良军队的后勤部门,确保前线工作者可以无后顾之忧的往前冲刺。行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。管理是主干,协调是核心,服务是根本。总而言之,行政管理的实质是服务。

        因此,行政部门应以服务为本,甘当幕后英雄的角色。行政以服务于企业为最终目的,行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作,把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来。行政部门的工作永远不会成为企业关注的中心。不但不可能,而且不应该。因为,如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目标的实现,以致于引起了大家的关注。

        行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、琐碎的和不起眼的事务。但这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度涉及到整个公司或集团的全部运作过程;行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节;行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁;行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益。

        众所周知,行政管理是不涉及公司具体产品(含活动、服务)的生产(或提供)的,它是为生产(或提供)产品(或活动、服务)过程提供相应的资源和服务,以及对过程中的人和事进行规范组织、监控。总体来讲,行政工作有以下十二字概述:搞好服务、管好事务、参与业务。这是行政工作的特点,行政工作人员了解工作特点后可以有针对性、有重点、有目的地开展工作。

        四、行政管理体系

        (一)行政管理体系概述

        企业的行政管理体系可以说是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作,其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统或网络。它的作用就是承担着企业的全部行政管理工作,推动和保证着企业的研发、生产、市场、销售等几大块业务顺利、有效地进行并确保相互之间的协调。

        企业行政管理体系如此重要,然而却几乎没有人去研究它,这是现今企业普遍感到最头痛而改进它又不知如何下手的主要原因之一。行政管理体系的理想境界应该是润物细无声的,它就像一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来,其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内。

        [此处图片未下载成功]

        (二)行政管理体系组成 专门的企业行政管理部门(通常称为办公室、总经理办公室、行政总务部、综合管理部之类)担负着企业行政管理的组织实施、具体操作。

        1、行政办公管理

        行政办公管理体现的是对行政事务的综合性管理,具有较强的协调性、中枢性和业务性。主要包含有:①行政制度建设及纪律监督;②文书档案管理(文书撰写与发文管理、文件收发、报刊信函收发、文书归档管理、图书管理);③印章及资质、证件管理;④会务工作管理;⑤公共关系管理;⑥接待预订服务;⑦办公自动化建设;⑧值班管理;⑨员工文体活动、旅游等。

        注:文体活动就是文娱和体育活动这两方面。组织企业员工开展文体活动可以强身健体、愉悦身心,也能改进企业气氛、增强企业凝聚力。

        2、后勤服务管理

        后勤管理体现的是行政组织的物质性资源供给与配置管理,具有较强的保障性、服务性和社会性。主要包含有:①食堂管理;②宿舍管理;③车辆(含司机)管理;④安全与消防管理;⑤治安管理;⑥环境管理;⑦物资管理(如办公用品等);⑧名片、表单及印刷品管理;⑨固定资产管理等。

        五、怎样全面提升行政工作

        首先,就是加强服务意识,服务意识强是做好行政后勤工作的基础。和其他工作比较起来,行政后勤工作更需要强化服务意识,努力提高服务水平。因为,行政后勤工作的价值和意义就在于为全公司政务提供保障,为全公司服务。这是行政后勤部门的使命,更是行政后勤部门之所以存在的价值。切不可高高在上,摆出一副管理者的姿态。记住,我们是服务部门!

        其次,就是要实施规范化管理。通过制度、流程和表单来实现行政后勤工作的有序开展。

        1)加强企业行政管理的制度建设。“没有规矩不成方圆”,制度的功能在于规范和约束行为,为此加强制度建设将有利于规范和约束后勤工作,使后勤保障工作有章可循、有法可依,也使今后的后勤保障工作更加程序化、规范化。

        2)要全面实行流程化管理。行政工作总是千头万绪,制度只是基础,行政上的许多环节需要靠流程图来实现,流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点,做到“分工清晰、责权明确”,使行政的各项工作条理清楚,有利于工作效率和工作质量的提升。

        3)要加强表格化管理。工作流程有了、责任权利明确了,具体的实施就可以靠表格来实现。表格是行政工作中的一个非常好的工具,许多复杂的工作只要用表格完全能说清楚,特别是一些需要有追溯性的工作,通过简单的表格就可以实现。

        最后是提倡“办公自动化”。办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,它以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

        六、行政工作的职业发展通路

        (中华英才/智联/前程无忧)招聘网——职位分类——行政/后勤类:

        行政总监;行政经理•行政主管•办公室主任;行政专员•助理;经理助理•秘书•文员;图书情报•资料•文档管理;后勤;

        大公司行政职业通道:部门专员→部门主管→部门经理→总监

        【案例一:刘邦的后勤总管】

        作为“汉初三杰”之一的萧何,就是刘邦的后勤总管。汉高祖刘邦曾问群臣:“吾何以得天下?”群臣回答皆不得要领。刘邦遂说:“我之所以有今天,得力于三个人---运筹帷幄之中,决胜千里之外,吾不如张良;镇守国家,安抚百姓,不断供给军粮,吾不如萧何;率百万之众,战必胜,攻必取,吾不如韩信。三位皆人杰,吾能用之,此吾所以取天下者也。”

        【案例二:张晓彤的华丽转身】

        HR界,张晓彤已是大家熟知的人力资源专家。其实,她跟我们每一个人一样,都是起步于微尘。1990年,张晓彤毕业于首都师范大学(原北京师范学院)英美文学系,在做了两年的中学英语老师后,耐不住待在那里论资排辈评职称,1992年,张晓彤凭借英语优势跳槽到英美烟草公司,从一名普通文员做到办公室经理,全盘负责公司的行政事务。1994年,她又跳槽到诺基亚中国投资有限公司从人事秘书干起,然后到招聘专员、人事主管,再到到北方区人力资源经理、诺基亚学院非技术课程经理。从1995年开始,她在做好本职工作的同时,就开始利用周末时间应邀出去讲课,直至后来成为著名的人力资源职业培训师。

        


行政管理内控制度行政管理人员需要哪些知识和素质
行政管理人员应具备的基本素质要求行政管理三大职能
行政管理实用手册行政管理是做什么方面的事情
利用OA软件提升行政管理方案行政管理体制改革对策和思路
行政管理在企业的重要性和职责行政管理职业生涯规划
行政管理制度大纲行政管理制度
行政管理制度优化的理念综述
信息发布:广州名易软件有限公司 http://www.myidp.net
  • 名易软件销售服务
  • 名易软件销售服务
  • 名易软件技术服务

  • 行政后勤概述,行政后勤概述