一般情况,合同管理的全过程大致划分为五个阶段:一为准备阶段,二为招评标阶段,三为决标及合同签署阶段,四为合同实施阶段,五为完工验收决算阶段。在以上各阶段因工作质量或其他情况都可能产生变更和索赔。
(一)合同管理各阶段的主要工作1.准备阶段主要工作:合同立项申请及批准、招标文件的编写和审查等。
2.招评标阶段的主要工作:发布招标公告、对潜在的投标人的资质预审、发招标邀请书。发售招标文件,组织标前会,投标、开标、评标及评标报告等。
3.决标和合同签订阶段的主要工作:根据评标报告确定中标者、发中标通知书、合同谈判、合同的签订等。
4.合同实施阶段的主要工作:发开工令、批准施工组织设计文件、组织协调施工、变更索赔处理、工程价款结算、完成合同等。
5.完工验收和决算阶段工作:完工申请报告、完工验收资料、完工鉴定书、完工移交书、完工决算。
(二)合同管理各阶段的工作与变更索赔1.准备阶段:这是合同管理的基础、根本,若招标文件精度不够,合同文件编制粗糙,则该合同管理先天不足,实施过程中变更和索赔绝对少不了。
2.招评标阶段:是合同管理好坏的前提。若对潜在的投标人的资质预审不认真、不严格,使不合格者入围,并中标,则后果严重,合同工程的进度、质量、投资都很难控制。又,招评标时的补遗、答疑材料都是合同文件的组成,如合同文件不严密、不全面,在合同实施会出现对合同文件条款的解释发生异议时,也会引起索赔。
3.决标和合同签订阶段:是合同双方签约、承诺的阶段,也是合同管理的依据。在不改变招标文件的实质性意愿前提下,对评标中提出的问题和评标中发现的问题、潜在问题,在合同谈判中有必要以书面形成加以澄清,可以减少不必要的变更和索赔。
4.合同实施阶段:是合同管理关键阶段,在合同实施过程中,对前三阶段隐含的问题,在该阶段全部显露出来,并还可能出现一些意想不到的事件的发生,再加上管理协调不善,会出现原不该发生的变更和索赔。
5.完工验收和决算阶段:是实施对合同的是否达到预期经济目标的总结。特别是完工决算,对工程合同的经济往来、存在的问题进一步一次性清算。首先由施工单位提出决算申请书,经项目部、监理工程师审核,还必须通过内部审计,根据合同条款,对完成的工程量、费用进行逐项核实,尤其是对变更索赔为审核的重点,使决算真实、准确。
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