公司领导为了进一步提高公司办公能力、工作效率以及公司信息化水平，决定于启动项目。经过1年多时间，历经需求调研、系统搭建测试和试用，系统二次调整，现已进入稳定运行阶段，在公司总部及下属3个水厂正式使用。

　　1系统实施过程中遇到的问题

　　XX有限公司是有悠久历史的供水企业，在公司实施OA系统之前，完善了企业的各项规章制度，规范了企业的流程以及标准化了相关的表格。这些都为OA系统的建设提供了很好的基础，但是也存在员工习惯于纸质办公现状、员工年龄偏大等问题。

　　2水利OA系统主要模块介绍

　　OA系统总共有6大模块，分别是发布模块、公司办公流程模块、人力资源模块、企业模块、公司内部邮件模块和管网部工程管理模块。

　　2.1企业信息发布模块

　　企业信息发布模块实现了企业知识文档、人力资源、业务流程、公司管网工程管理等各种企业应用系统的有效整合。

　　无论是普通员工，还是公司领导，OA系统都能让其迅速获取公告、流程和邮件等方面的信息。通过搭建OA企业信息门户系统，提高员工的业务处理效率，使信息的时效性更强;合理整合公司资源，实现系统互联和信息共享。最终实现最大化节省企业成本，利用企业资源，提升企业综合竞争力的目标。

　　2.2公司办公流程模块

　　公司办公流程模块是OA系统实施的最重要的内容：共分成8个类别50余条工作流程，完成公司各种行政类、采购类、人事类、施工类流程的审批，同时完成流程监控、流程效率统计、流程督办以及相关报表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效，指明了工作事项的活动流向顺序，使企业内部发生的某项业务从开始到归档，由多个部门、多个岗位、多个环节协调及顺序工作共同完成，提升了企管理的规范性和效率。同时，在流转的工作流中，我们按照公司同事的要求，提取相关流程的字段形成报表，以便同事按照搜索条件查询相关数据，导出Excel表格定期备份数据，为员工整理报表工作提供了极大的便利。

　　2.3人力资源模块

　　人力资源模块也是使用较多的模块，我们通过与人事科的积极合作，整理出一套比较完整的公司组织架构，把每个公司员工职责、权利、层次、岗位、电话号码等信息都录入到系统中，方便了大家的日常沟通，管理员可以根据公司人事科提供的信息，及时调整上下级关系，同步企业通讯录。个人用户查看、编辑、导出通讯录可进行权限范围设置;支持公司领导联系方式查阅授权，支持多种检索查询方式。

　　2.4公司内部邮件模块

　　公司内部邮件模块满足了企业内部沟通的需要。公司以前的邮箱无法做到人员信息的同步，每次增加一个用户，就需要员工自己把新的通讯录同步到邮箱。新的OA系统与人力资源模块联动，每次在人员管理模块中添加一个用户信息，用户的邮箱也自动生成。这样，既减少了邮件平台的软硬件投资问题，又兼容了各种版本的浏览器，让收发邮件简单、易用。同时，与工作流程模块的结合使工作效率更高，随着OA移动端的部署，公司员工还可以在手机、ipad或者平板电脑上浏览邮件信息，更加及时地为大家提供信息。

　　2.5企业知识管理模块

　　企业知识管理模块可以解决知识共享和再利用的问题。以企业信息发布模块为载体，把企业通知、公告、规章制度、各种类型文档等快速推送出去;提供一个功能区域，供员工上传资料并收集企业在流程中形成的各类信息资源、文档资料，形成内部的知识库，实现知识的快速传播与共享，从而提高企业的学习能力、快速响应能力，提高员工的技能素质。更重要的是，为每个员工提供一个个性化的知识信息门户，在这个个性化的门户中，员工能找到与他职位和权限相关的知识，并且每一个员工在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

　　2.6管网部工程管理模块

　　管网部工程管理模块是使用OA的表单建模功能开发的基于现有公司管网部流程的新的功能模块。按照管网工程的基本工作流程，划分了项目前期阶段、合同签订阶段、施工准备阶段、施工阶段、项目验收阶段、项目完结阶段。以表单的完成情况驱动项目阶段的更新。

　　一方面，公司领导能够了解每个项目的进展情况;另一方面，公司员工能够根据项目进度安排好自己的工作。当然，在实际使用中，还存在着很多问题，是在设计时没有考虑到的，随着OA系统的深入使用逐步暴露出来，我们又进行了相应的调整，最大限度地与实际工作相符。

　　3加强宣传和培训顺利推动OA项目部署

　　不断加强宣传和培训，使员工转变思路，同时制订合理的OA使用规范。针对OA的使用，我们多次组织使用培训会，给员工讲解发起流程、转发流程、审批流程、退回流程，更新知识文档，查找报表等内容。这些细致的讲解使员工逐步了解OA系统的使用功能，同时，公司员工还能够提出很多新的建议，我们再加以改进。这样渐渐就消除了员工对新事物的恐惧感，大大提高了系统的可用性和实用性。

　　要形成完整的OA使用规范，需要根据流程走向，定义出员工的工作岗位和内容，同时需要不断制度化，最终实现各个科室的协同办公，提高工作效率。

　　4增强系统安全性，确保系统连续工作

　　OA系统集成了金格电子签章，电子签章是按照《电子签名法》的要求，实现业务系统中的文档防抵赖，防篡改。保护文档合法可信，同时OA系统审批程序有手写批注审计流程具有可溯性。

　　在OA的服务器上，系统管理员及时更新操作系统补丁，安装杀毒软件，防止非法入侵和病毒感染，对系统进行备份，确保数据备份的完整性和准确性，在遇到非正常停机和病毒感染时，我们可以快速恢复数据